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管理体系文件编写 管理体系文件编写 （一）体系文件的作用 （二）体系文件的结构 （三）体系文件的基本要求 （四）手册的编写 （五）程序文件的编写 （六）作业指导书的编写 （七）记录表格 （一）体系文件的作用 1. 建立正规管理体系及认证的需要,也是标准要求 2. 通过编制文件改进和完善管理体系 明确工作规程,规范管理 明确工作职责,培养工作意识 合理化改进工作流程,改善部门间沟通 使管理过程严谨,减少出错机会 控制关键质量、环境、安全等管理过程 3. 体现组织管理层及全体员工对质量/环境/安全的重视 4. 向外界证实组织具有提供合格产品或良好的环境管理、安全卫生管理的能力 (二) 管理体系文件的结构 体系文件是规定管理活动的一整套系统文件,由四个层次构成: (三)体系文件的基本要求 1.系统性 全面反映相关方、管理层、标准对管理的要求 各层次文件相互支持 同一管理层相互引用 2.逻辑性 各文件规定之间无矛盾 按工作次序及流程编号 3.适用性 结合实际编制文件（针对实际过程、实际环境因素、安全危害等） 文件简明、清晰 保证实际可操作性，对不适用部分及时修改 （四）手册的编写 手册的性质 手册的作用 手册的要求 手册的编写步骤 手册的内容 例子 （四）手册的编写 手册的性质： 是阐述公司的有关管理体系方针并描述其管理体系的文件 是体系文件中最高层次的文件（程序和作业指导不能与之矛盾） 是纲领性文件，规定管理的政策和原则——我们要做什么 不具备可操作性 （四）手册的编写 手册的作用： 通过编写手册对公司内影响质量的活动或环境管理活动或职业安全卫生管理活动进行全面策划及管理 提交给认证机构的体系审核依据文件，证明证明体系符合选定的标准 建立文件化的体系，贯彻公司的管理方针 环境改变时，保证体系及其要求的连续性 对外介绍体系 （四）手册的编写 手册的要求： 1 对公司所采用的体系标准（ISO9001/ISO14001/OHSAS18001的所有适用要素事实原则进行规定，与体系有关的，标准中没有涉及的，也可加入手册或引用参考） 2 对选定的标准中不适用的体系要求应作出（删减）说明 3 要引用支持手册的程序 4 至少包括（a）质量/环境/职业安全卫生方针 （b）管理体系的组织机构及人员职责、权限和相互关系 （c）各要素的规定或说明 （d）手册的控制规定 （四）手册的编写 手册的编写步骤： 确定方针 确定有关管理的组织机构及职责、权限（体系范围） 收集整理与标准有关要素相对应的现行做法及有关部门记录资料、文件，并对现有文件分类 依据标准的要求，确定要改进的地方 确定编制手册的格式和结构 形成手册草案 讨论定稿 （四）手册的编写 手册的内容： 封面 手册目录 手册的编制说明 修订页 手册发放控制页 介绍本组织及手册的前言 方针和目标 管理组织机构、职责和权限描述 体系要素的描述和体系程序文件的引用 支持性资料附录（视需要） （四）手册的编写 手册封面： 公司名称和标志（如需要） 手册标题及手册发行版号 拟制/审核/批准签字 生效日期 受控文件编号 受控文件标识 （四）手册的编写 手册编制说明： 所采用的体系标准及范围 手册的编制、审批、发放控制、修订方法 （四）手册的编写 组织简介： 公司性质、历史和规模、业务情况、质量/环境/安全卫生管理的历史、公司的名称、地址、通讯方法等 （四）手册的编写 管理（质量/环境/安全卫生）方针： 管理方针 与组织宗旨相适应 包括对持续改进的承诺（污染预防的承诺） 遵守法律、法规的承诺 为目标制订提供框架 描述此方针如何为所有员工熟悉和理解 最高管理层者的批准签名 持续适应性方面得到评审 （四）手册的编写 组织机构、职责和权限描述： 组织机构图 职责、权限及相互关系的说明 （四）手册的编写 体系的要素描述和体系程序文件的引用： 分章描述对所采用的体系标准每一要素的控制， 对每一要素的控制应覆盖或超出标准要求 合理的划分章节：1.按标准要素划分 (较多采用) 2.按实际业务过程划分 各章节保持一致的格式,一般包括: 1. 对本要素的控制规定 2. 支持文件(列出控制程序名称) （四）手册的编写 支持性资料附录（视需要）： 生产工艺流程图或业务过程流程图 标准条款与部门职责对照表 程序/作业指导书清单 其它资料 （五）程序文件的编写 1. 程序文件的性质 2. 程序文件的作用 3. 程序文件的要求 4. 程序文件的基本内容 5. 程序文件的编写步骤 6. 例