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文书档案管理信息电子化应用 ［摘要］文书档案是档案工作的重要组成部分，它记 载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决 策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。本文探讨了 文书档案管理信息电子化应用的优点和存在的问题及应对 方法。 ［关键词］文书档案信息电子化应用存在问题应对方 法 文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发 展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本 建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展， 如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地 提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新 形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的 自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用信息电子 化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。 一、应用信息电子化的文书档案管理的优点 办公效率大幅提高 计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化 的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地 依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄; 用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误， 结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文 件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方 便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。 文件和文字信息得到充分交流与共享 在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到 信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金 和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机 技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级， 由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录） 管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机 及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利 用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、 历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和 效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理， 可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。 并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部 门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。 电子文件保存的稳定性 与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长 得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定 的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂 等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍 不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同， 随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋 成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体， 如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘 等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传 递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有 很强的稳定性。 提高了文件传递的速度和安全性 曰常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传 递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠 邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能 因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人 员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直 接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时 间性。 二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题 1.电子文件保密性受限制 电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形 式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动 后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子 文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性 总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原 貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据 需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上 分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签 名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件 是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出 了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络 中的任何文件都再难以做到绝对保密。 2.对档案综合管理人员要求高 对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案 的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法 和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算 机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人 员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化， 首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先 进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从 目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信 息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水 平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备， 仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息