文件收发管理办法.docVIP

灵睿文档 灵睿文档 奇瑞公司采购部操作文件 PD管2003-008 采购部文件收发管理办法 版 本： 起草/日期： 审核/日期： 批准/日期： 2003-07- 发布 2003-07- 实施 奇瑞公司采购部发布 采购部文件收发管理办法 PD管2003-008 1. 目的 保证采购部文件的完整性和信息传达的及时性，规范文件收发、传递、归档、保管、查阅的流程。 范围 2.1.各级文件、制度（包括质量体系文件）。 2.2.各项会议纪要、通知、工作协调单，包括网上通知。 职责 3.1.综合管理科办事员负责上述范围内文件的收发、传递、归档、保管和查阅。 3.2.各科室员工负责执行和传阅相关文件。 内容与要求 4.1各级文件、制度：公司综合办下发的一、二层次文件、其他部门下发的公司第三层次文件、质保部下发的程序文件及其他第三层次文件、部门下发的内部操作文件等，统一由综合管理科办事员签收。书面版本复印后交由各科传阅学习，由各科留存；电子版本发邮件给各科打印后传阅学习，由各科留存；综合管理科保存原件、管理台帐、归档。（质量体系文件直接将原件发至各科，由各科留存） 4.2各项会议纪要、通知、工作协调单由综合管理科办事员签收。书面版本复印后交由各科传阅，相关责任人负责执行；电子版本发邮件给各科相关责任人执行；通用通知在内部QQ上发布，请大家查阅，物流科由班组长向要知晓通知内容的员工传达；综合管理科保存原件、登记台帐、归档。 4.3我部门对外发送或部门内部发送通知、工作协调单、会议纪要统一到综合管理科登记并编号，并交综合管理科统一存档，网上通知交电子版本到综合管理科存档，编号规则： 4.3.1会议纪要：PDH-2003（年度）-000（流水号） 4.3.2通知：PDT-2003(年度)-000（流水号） 4.3.3工作协调单：PDX-2003(年度)-000（流水号） 4.4部门对外提供文件及资料，需填写对外资料审批表（见附件2），经科室领导同意批准后，到综合管理科登记后方可提供。 4.5综合管理科已经归档后的文件，若需调阅需到综合管理科办理借阅手续，填写文件借阅登记表（见附件1），看完后请及时归还，以免丢失。 4.6不涉及公司机密的文件、制度、会议纪要、通知、工作协调单给综合管理科处理后，将电子版本挂在采购部内部网页上供大家查阅。 5．检查与考核 5.1发至各科室文件、制度未组织宣传、贯彻，会议纪要、通知、工作协调单未执行，每发现1次扣0.5分。 5.2我部门发出的文件、会议纪要、通知、工作协调单等未经综合管理科统一登记、编号和归档，每发现1次扣0.5分。 附件 文件借阅登记表 对外资料审批表 附加说明 本文件最终解释权在采购部综合管理科 文件借阅登记表 附件一 序号 名称 借阅人 借期 还期 备注 对外资料审批表 附件二 序号 文件名称 提供单位 提供人 提供时间 审批