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.. . 事务管理制度 会议管理办法 1. 总则 制定目的 为了减少不必要的会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本办法。 1.2. 适用范围 凡本公司会议之管理，均依照本办法。 1.3. 权责单位 管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准 2. 会议管理 会议通知 会议召集单位应通知： 会议日期及开会时间。 会议目的及宗旨。 与会人员及发言顺序。 议题的进行顺序及时间分配。 会议记录人员。 与会者应准备的资料。 会议室的布置工作，应具备的设备。 与会相关人员 与该项会议有切身关系的人员。 对该项会议确实掌握资料，学术专精并有经验者。 该项会议的结论将会对其影响者。 执行会议结论之人员。 会议管理要领 提高会议成效的要领 严格遵守会议的开会时间。 会议开始时主持人就会议议题作简洁说明。 会议进行中的注意事项： ①发言内容是否偏离会议主题。 ②发言内容是否过于集中于某些人、事。 ③会议从头到尾是否有人没发言。 ④发言的内容是否朝着结论推进。 在必须延长会议时间时应先取得与会人员的同意。 应把会议的结论整理出来交给全体人员表决。 会议注意事项 发言者应控制时间。 不可从头到尾不发言。 不可打断他人的发言。 不可中途离席。 会议中关闭所有的通讯设备，以免打扰他人。 会议种类 公司会议：主要包括董事会、股东会、公司年度总结会、年度预算会、全体员工大会，由公司最高主管批准，主管单位负责召集。 专业会议：主要包括品质、业务、综合分析会，质量分析会，生产技术会等，由分管部门主管批准，主管业务负责召集。 部门会议：各部门课、车间班组召开的工作会，由各部门主管决定召开并负责召集。 其他会议：涉及多个部门负责人参加的各种会议，由主要分管部门主管批准，并负责召集。 临时会议。 会议前后工作 各项会议的召集者，应根据会议前所需准备时间来通知与会人员准备资料。如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前2天报请主管调整会议计划。 所有会议主持人和召集单位、与会人员都应分别做好有关的准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案，落实会场，备好笔记等）。 会议结束后，会议记录人员应将会议内容整理清楚，并发放相关人员，同时追踪会议后的协调工作。 附件 【附件】BC15-1 《会议记录表》 【附件】BC15-1 会议记录表 NO. 日期： 时间 月 日 时 - 月 日 时 地点 主持人 记录人 会议名称 参 加 者 主要议题 对策措施 期限 负责人 追踪情况 审核： 说明：1、会议结束后将会议记录传阅与会人员会签； 2、决议事项之执行应设专人追踪控制。