2010卫生培训班讲义.docVIP

PAGE 卫生系统前六类档案整理要点 一、文件材料收集 1、上级下发的文件。2、卫生院自身形成的文件材料。 二、文件材料整理 1、划分年度。红头文看发文字号，其它文件看落款日期，没有日期的根据内容进行考证。有几种特殊情况需要注意：（1）跨年度的请示和批复，应归入批复年立卷，没批复的归入请示年立卷；（2）跨年度的会议材料，要归入会议开幕年立卷；（3）工作总结归入工作针对的年度立卷；（4）跨年度的案件材料，归入结案年度立卷；（5）跨年度的规划、计划，要归入针对的第一年立卷；（6）跨年度的工作总结放入针对的最后一年；（7）法规性文件归入公布年或批准年立卷。 2、划分六大类。即A党群工作类，B行政管理类，C医疗业务管理类，D教学管理类，E后勤管理类，F审计管理类。 3、划分保管期限。永久、长期、短期。 4、案卷组合：相同年度、相同期限、相同问题的文件材料放在一起。 （1）排列卷内文件材料。密不可分的文件材料应该排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；印件在前，定稿在后；非诉讼案件的结论，决定性文件材料在前，依据性文件材料在后。 （2）卷内文件修整。同一卷内文件材料的规格应当基本一致；规格小不易装订的文件材料，应当平行或阶梯式托裱在标准的白纸上，并按自左而右、自上而下的顺序在被托裱的文件材料的右下角自“1”起编写固定号，托裱纸底部加注“此页共xx张”标记；大于A4规格的文件材料，应当折叠为A4统一幅面；对装订时可能出现压字的文件材料，应当逐页在装订位置托裱装订边条；修补、托裱破损的文件材料。 （3）编页号。在文件的右下角、反面在左下角用铅笔以卷为单位编写流水号，卷内文件目录、备考表不编页号。 （4）抄写卷内文件目录（图1）。卷内文件目录放在文件材料首页之前。 顺序号：以卷内文件材料排列的先后顺序填写，一卷一个流水号；文号：填写文件制发机关的发文字号；责任者：填写发文机关的全称或通用简称；题名：文件标题，自拟标题的外加“[]”号，抄写时第一行空两格，第二行顶格写；日期：文件形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字样，在表示年、月的数字右下角加“.”号，没有日期的考证出日期，加[]号；页号：文件材料首页上标注的页号，最后一份文件材料的页号填写其起止页号，用“首页号/末页号”表示；备注：需要说明的特殊情况。 （5）填写卷内备考表（图5），卷内备考表排列在文件材料尾页之后。 本卷情况说明：卷内文件材料的件数和页数，以及在组卷或案卷使用过程中需要说明的问题（卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等）。立卷人：由档案整理人员签名；检查人：由案卷质量审核人签名；立卷时间：立卷完成日期。 （6）装订。装订的时候要去掉订书订、大头针等易锈蚀物，文件做到下齐右齐。按文件的厚度折叠出脊背，按三点一线方法装订，线头系在背面。 （7）填写案卷封面（图3）。第一格为单位全称。第二格为类目名称，分别填写党群工作类，行政管理类，医疗业务管理类，教学管理类，后勤管理类，审计管理类六个类别。第三格为案卷题名，案卷题名的格式为“责任者+问题+名称”。写的时候根据卷内文件目录选取3个主要责任者，责任者与问题间用“关于”连接，责任者之间用“、”隔开，问题与名称之间用“的”连接。时间，卷内文件材料的起止日期；保管期限，本卷文件的保管期限；本卷件数页数，按卷内文件情况进行填写；归档号，不填。档号：同一年度、同一大类结合二级类目顺序参考期限编制大流水号。 档号编制示例： A01·2010——001 永久 B01·2010——001 永久 A01·2010——002 长期 B01·2010——002 长期 A01·2010——003 短期 B02·2010——003 永久 A02·2010——004 永久 B02·2010——004 长期 A02·2010——005 长期 B02·2010——005 短期 A03·2010——006 永久 B03·2010——006 永久 A03·2010——007 短期 B03·2010——007 长期 ………… ………… （8）装盒。每一大类每年装一盒或几盒。 填写脊背（图4）：分类号，A、B、C、D；年度：盒内文件材料所属年度；起止案卷号，起档号—止档号，写两行。排架的时候按大类、年度结合问题排列。 三、编制检索工具 抄写分类目录（图2）。前六类分别编制分类目录，一类一本。序号是一个大类一个流水号，其它的内容可以照抄卷皮。 图1 卷内文件目录 顺序号 文 号 责任者 题 名 日期 页号 备注 1 宁发[2010]3号 中共宁阳县