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物资采购入库验收管理规定 第一条 采购单处理 仓库保管员一旦接到采购部门转来的采购单即应按物资类别来源和入库时间等分门别类归档存放 第二条 物资标签 物资在待验入库前应在外包装上贴好标签详细填写批量品名规格数量及入库日期 第三条 内购物资入库 材料入库前保管人员必须对照采购单对物料名称规格数量送货单和发票等一一清点核对确认无误后将到货日期及实收数量填入“请购单” 如发现实物与采购单上所列的内容不符保管人员应立即对通知采购人员和主管在这种情况下原则上不予接受入库如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料状况并请采购部门会签 第四条 外购物资入库 材料进厂后保管人员即会同检验人员对照装箱单及采购单开箱核对材料名称规格和数量并将到货日期及实收数量填入采购单 开箱后如发现所装载材料与装箱单或采购单记载不符应即通知办理进口人员及采购部门处理 表12－9物资采购统计表 日期 进厂量 使用量 库存量 订购 未到量 采购参考量 月 日 数量 日期 限制 数量 可有 日数 表12－10购料单据汇总签收单 公司 年 月 日 请购单 验收单 其他单据 张数 请购总号 张数 验收号码 张数 总计 总计 总计 备注 如发现所装载物料有倾覆破损变质受潮等现象经初步估算损失在2000元以上者保管人员应即通知采购人员公证人员等前来公证并通知代理商前来处理此前应尽可能维持原来状态以利公证作业如未超过2000元可按实际数量办理入库并在采购单上注明损失程度和数量 受损物品经公证或代理商确认后保管人员即开具索赔处理单呈主管批示再送财务部门及采购部门办理索赔 入库以后保管人员应将当日所收料品汇总填入进货日报表作为入账依据 第五条 交货数量超额处理 交货数量超过订购量部分原则上应予退回但对于以重量或长度计算的材料其超交量在以下时可在备注栏注明超交数量经请示采购部门主管同意后予以接收 第六条 交货数量短缺处理 交货数量未达订购数量时原则上应予以补足但经请购部门主管同意后可采用财务方式解决届时保管部门应通知采购部门联络供应商处理 第七条 急用品入库 紧急材料入库交货时若保管部门尚未收到请购单收料人员应先询问采购部门确认无误后方可办理入库 第八条 验收与退货 为保证企业产品与服务的高质量须高度重视来料质量标准问题质量管理部门应就材料重要性及特性等适时召集使用部门和其他有关部门按照生产要求制定材料验收规范呈总经理核准后公布实施作为采购验收依据 属外观等易识别性质检验的物料验收应于收料后一日内完成 属化学或物理检验的材料检验部门应于收件后三日内完成 对于必须试用才能实施检验者由检验部门主管于材料检验报告表表中注明预定完成日期一般不得超过天 检验合格的材料检验人员在外包装上贴合格标签交保管人员入库定位 检验不合格的材料检验人员在外包装上贴不合格标签并于材料检验报告表上注明具体评价意见经主管核示处理办法转采购部门处理并通知请购单位通知保管部门办理退货 对于检验不合格的材料办理退货时应开具材料交运单并附材料检验报告表呈主管签认作为出厂凭证 第九条 实施与修订 规定呈总经理核准后实施修订时亦同