国家电网公司采购活动档案整理规范.doc

国家电网公司采购活动档案整理规范 1 范围 本规范规定了国家电网公司采购活动档案整理的原则和方法。 本规范适用于国家电网公司总（分）部及各级单位。 2 规范性引用文件 下列文件对于本规范的应用是必不可少的。凡是标注日期的引用文件，仅所标注日期的版本适用于本规范。凡是不标注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本规范。 GB/T11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T25-2000 档案修裱技术规范 DA/T31-2017 纸质档案数字化规范 DA/T38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 《国家电网公司采购活动文件材料归档整理移交管理细则》（国家电网企管〔2017〕70号） 3 术语 下列术语和定义适用于本规范。 3.1 采购活动 采购活动是指以公开招标、邀请招标等方式进行的招标采购活动，以及通过竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等方式进行的非招标方式采购活动。 3.2 采购活动归档文件 采购活动归档文件是指公司各单位在采购活动中形成的，具有保存和利用价值的文字、图表、声像等各种形式与载体的全部文件材料。 3.3 采购活动档案 采购活动归档文件经收集、整理、移交归档后即为采购活动档案。 3.4 采购活动档案整理 按照一定原则将采购活动归档文件进行系统分类、组合形成案卷，并对案卷排列、编号、装订、编目、排架，使之有序化的过程。 3.5 案卷 由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 3.6 件 归档文件的整理单位。 4 整理原则 4.1 采购活动归档文件应组卷整理，保持卷内文件的有机联系和案卷的系统性，便于档案的保管和利用。 4.2 采购活动档案整理应遵循文件的形成规律，以采购活动年度批次为单位进行分类整理。 5 案卷组织 5.1 分类 5.1.1 采购活动归档文件按照年度-采购方式-批次+综合/标包进行分类。 5.1.2 采购方式分为招标和非招标两种。 5.1.3“批次”按每一年度的采购活动次数顺序编号；“综合”表示采购活动中无法拆分到具体标包下的综合性文件；“标包”按同一批次采购活动的标包数顺序编号。 5.2 组卷及排列 5.2.1 采购活动归档文件按项目、标的组卷。 5.2.2 采购活动归档文件应依据采购活动流程，按照其形成规律，综合考虑系统性、成套性特点进行案卷和卷内文件排列。 5.2.3 案卷排列区分招标和非招标两种采购方式，同一批次采购活动先排列“综合”卷，再排列“标包”卷。 5.2.4 卷内文件按照归档文件形成时间顺序排列。一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后。 5.3 编号 5.3.1 档号编制 5.3.1.1 档号构成：全宗号-年度-采购方式代码-批次+综合/标包-案卷号。 5.3.1.2 全宗号：公司各级立档单位的档案全宗代号。 5.3.1.3 年度：采购活动发生的年份，用4位阿拉伯数字标识。如：2017。 5.3.1.4 采购方式代码分为招标和非招标两种，分别以字母ZB和FZ标识。 5.3.1.5 批次+综合/标包：采购批次编号与“综合”类和“标包”号组合编码，以6位阿拉伯数字标识。前3位代表批次编号，以3位阿拉伯数字从“001”开始标识；后3位代表“综合”或“标包”号，以“000”标识综合卷，“001～999”标识标包号。 5.3.1.6 案卷号：最低一级分类下的案卷流水号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的以0补足，如“001”。 档号示例1： 档号示例2： 5.3.2 卷内文件页号编制 5.3.2.1 应按装订形式分别编写页号。整卷装订的，以卷为单位连续编写页号，各卷之间不连续编号；按件装订，以件为单位编写页号，各件之间不连续编号。编写页号以有效内容的页面为一页。 5.3.2.2 单面文件编页位置为右下角；双面文件编页位置，正面在右下角，背面在左下角。 5.3.2.3 装订成套图样或印刷成册文件，已有页号的，不必重新编写页号；已有页号且编号连续无误的单件装订文件可不再重新编写页号；竣工图可不编写页号。 5.3.2.4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 5.3.3 卷内文件件号编制 5.3.3.1 件号即卷内文件的流水号，填写卷内目录或档号章时使用，填写在“序号”栏。 5.3.3.2 件号用3位阿拉伯数字标识，不足3位的以0补足，如“001”。手工填写档号章的件号时，应从自然数“1”开始编写。 6 装订 6.1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。文件装订前，应对不符合要求的文件进行修整。归档文件已破损的，按