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国家电网公司实物档案整理规范
1 范围
本规范规定了国家电网公司实物档案整理的原则和方法。
本规范适用于国家电网公司总(分)部及各级单位。
2 规范性引用文件
下列文件对于本规范的应用是必不可少的。凡是标注日期的引用文件,仅所标注日期的版本适用于本规范。凡是不标注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本规范。
DA/T6-92 档案装具
DA/T40-2008 印章档案整理规则
3 术语
下列术语和定义适用于本规范。
3.1 实物档案
能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特殊载体形式的有形物品。
3.2 实物档案整理
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目,使之有序化的过程。
4 整理原则
4.1 实物档案应按件整理。以实物档案自然件(个)为保管单位。
4.2 区分不同载体形式和价值,便于实物档案的保管和利用。
4.3 印章的特殊整理要求执行DA/T40。
5 整理要求
5.1 分类
实物档案在整理过程中,一般按形式和内容特征组织分类。
5.1.1 印章,用“01”标识;
5.1.2 证书(上级单位颁发奖状、企业资质证、专利证、房地产权证),用“02”标识;
5.1.3 锦旗,用“03”标识;
5.1.4 奖牌,用“04”标识;
5.1.5 奖杯,用“05”标识;
5.1.6 其他,用“06”标识。
5.2 排列
一般按类别结合制发时间进行排列。无法明确制发时间的,可按接收时间排列。
5.3 编号
实物档案依类别逐件编制档号。档号由全宗号-档案门类代码+年度-标识代码-件号组成。
档号示例如下:
5.3.1 全宗号:公司各级立档单位的档案全宗代号。
5.3.2 档案门类代码:实物档案门类代码由两位汉语拼音字母“SW”标识。
5.3.3 年度:实物档案形成年度,用4位阿拉伯数字标识。如2016。
5.3.4 标识代码:按照5.1中类别代码进行标识。
5.3.5 件号:用3位阿拉伯数字标识,不足三位的以0补足,如“001”。
6 编目
实物档案按自然件(个)为单位,分类编制目录。
6.1 实物档案目录包括档号、制发单位、题名、制发时间、获奖级别/等级、保管期限、备注等项目(见附录图1)。
6.1.1 档号:填写方法同5.3。
6.1.2 制发单位:填写实物制作、颁发单位。
6.1.3 题名:填写实物内容名称。
6.1.4 制发时间:填写实物制作、颁发时间。以国际标准日期表示法标注年月日,
6.1.5 获奖级别/等级:获奖级别包含国家级、省部级(国网公司级)、行业级、省公司级、地市级、县公司级及其他。获奖等级包含特等奖、一等奖、二等奖、三等奖、其他。非奖项类实物档案不填写。
6.1.6 保管期限:一般分为永久、定期(30年、10年),可分别填写为永久、30年、10年或用代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
6.1.7 备注:填写其他需要说明的事项。
6.2 印章档案目录包括档号、印文(边款)、使用起止时间、印材、保管期限、备注等项目(见附录图2)。
6.2.1 档号:填写方法同5.3。
6.2.2 印文(边款):“印文”填写印章印面上的文字内容。“边款”填写印章边款中的文字内容,填写的边款文字两端加注圆括号“()”。
6.2.3 使用起止时间:填写印章启用(或制作)和印章失效的时间。以国际标准日期表示法标注年月日,中间用“-”连接。时间无法确定的,用“□”表示。1997□□□□。
6.2.4 印材:填写印章的制作材料。
6.2.5 保管期限:一般分为永久、定期(30年、10年),可分别填写为永久、30年、10年或用代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
6.2.6 备注:填写其他需要对印章说明的情况。
6.3 备考表
备考表(见附录图3)一般置于盒内实物档案之后,印章档案的备考表应排列于印模单之后、印章之前。包括盒内档案情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期、互见号。
6.3.1 盒内档案情况说明:填写盒内档案缺损、补充、移出、销毁等情况。
6.3.2 整理人:由负责整理本盒实物档案的责任者署名。
6.3.3 整理日期:填写本盒实物档案整理完毕的日期。
6.3.4 检查人:由负责检查本盒实物档案整理质量的审核人签名。
6.3.5 检查日期:填写本盒实物档案检查完毕的日期。
7 实体标识及装盒
7.1 实物档案应粘贴档号标签,粘贴位置应以不损坏档案和方便利用为原则。档号标签可打印,也可用毛笔、碳素笔、蓝黑色墨水钢笔填写。
7.2 证书、锦旗、奖状、印章一般应装盒。奖状、锦旗宜卷起或折叠装盒。牌匾、花瓶、雕塑等应根据实际
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