国家电网公司录音录像档案整理规范.doc

国家电网公司录音录像档案整理规范 1 范围 本规范规定了国家电网公司一般录音录像档案整理的原则和方法，不适用于电网建设和自身基建项目等科技档案中录音录像文件的整理。 本规范适用于国家电网公司总（分）部及各级单位。 2 规范性引用文件 下列文件对于本规范的应用是必不可少的。凡是标注日期的引用文件，仅所标注日期的版本适用于本规范。凡是不标注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本规范。 GB/T14306-1993 VHS盒式录像磁带 GB/T7309-2000 盒式录音磁带通用规范 GB/T11956-2008 高速复制录音磁带 GB/T18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T15-1995 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T52-2014 档案数字化光盘标识规范 3 术语 下列术语和定义适用于本规范。 3.1 录音录像档案 立档单位或个人在各项活动中形成的、具有保存价值的、以声音或影像为主要形式、并经整理归档的历史记录。 3.2 录音文件 直接形成在物理载体上的声音记录。 3.3 录像文件 直接形成在物理载体上的影像记录。 3.4 磁性载体文件 以磁性材料（磁带、录像带、录音带等）为载体的文件。 3.5 档案级光盘 耐久性达到特定要求的可记录光盘。其各项指标优于工业标准。档案级光盘的保存寿命大于20年。 3.6 录音录像档案整理 按照一定原则对录音录像档案进行系统分类、排列、著录、编目、装盒、排架，使之有序化的过程。 4 整理原则 4.1 遵循归档文件的有机联系并组卷整理，便于保管和利用。 4.2 录音录像档案按卷整理。本规范案卷的具体表现形式为自然盘（盒），并以自然盘（盒）为保管单位。 5 整理要求 5.1 质量要求 5.1.1 归档的录音录像文件必须是经过整理、编辑的可读性文件，必须经有关设备演示或检测，运转正常，无病毒，无划伤；文件完整，内容准确，主题鲜明，影像和语音清晰。 5.1.2 归档使用的磁带、磁盘、硬盘、光盘等材料载体，应符合GB/T7309、GB/T11956、GB/T14306、DA/T38及DA/T52等规定。 5.2 整理前的准备 5.2.1 检查录音带、录像带缠绕是否规整、边缘有无损坏；光盘是否有磨损和划痕。 5.2.2 应戴非棉质手套操作，不得用手直接触摸磁带等载体；拿取光盘时，应捏住光盘的中心孔和外缘，禁止弯曲光盘。 5.2.3 不得使磁带、硬盘、光盘等载体接触不清洁的表面。 5.2.4 有损坏或者漏码、误差的录音录像文件，应参照有关档案抢救与修复规范进行修复。 5.2.5 擦拭去除光盘上的灰尘、异物、指纹等，应使用干净的棉布从光盘的中心沿半径方向朝光盘的外缘擦拭，禁止沿圆周方向擦拭光盘。对特别难清洁的，可用无绒布或擦镜纸沾稀释的异丙醇进行擦洗。 5.2.6 整理环境应符合DA/T15规定，具备防火、防磁、防水、防紫外线等条件。 5.3 分类 录音录像文件应按照年度-形式-保管期限进行分类。录音录像档案数量较少的单位，可按形式-年度进行分类。录音录像文件形式主要包含录音、录像等。分类方案应保持前后一致。 5.4 排列 区分录音录像文件形式结合机构（问题）和时间进行排列。 5.5 案卷著录 5.5.1 录音录像档案应在档案管理信息系统中逐卷著录，形成案卷目录，一般一盒（盘）为一卷。 5.5.2 录音录像档案案卷级著录应包括以下内容：档号、案卷题名、保管期限、责任者、盒（盘）号、密级、载体、备注等。格式见附录图1。 5.5.2.1 档号由全宗号-形式代码+年度-机构（问题）-盒（盘）号构成。 档号示例如下： 全宗号：公司各级立档单位的档案全宗代号。 形式代码: 唯一标识录音录像档案形式的一组字符。用汉语拼音字母缩写表示，LY代表录音，LX代表录像。 年度：录音录像档案形成的年代，以4位阿拉伯数字标识，如“2016”。 机构（问题）：按机构分类的，填写机构名称代码。机构名称代码可根据单位情况，自行拟定2位阿拉伯数字标识。机构发生变动但主要职能未变时，机构代码保持不变。按问题分类的，可填写《电力工业企业档案分类表（0～5大类）》类目名称代号，一般分至二级类目。 盘（盒）号：同一分类下的案卷编号，用3位阿拉伯数字表示，不足3位的，前面用“0”补足，如“001”。 5.5.2.2 案卷题名：题名应能准确揭示录音录像档案记录的主要内容。一般由责任者、问题、文件形式三部分构成。 5.5.2.3 保管期限：一般分为永久、定期（30年、10年），可分别填写为永久、30年、10年或用代码“Y”、“D30”、“D10”标识。 5.5.2.