国家电网公司科学技术研究项目档案整理规范.doc

国家电网公司科学技术研究项目档案整理规范 1 范围 本规范规定了国家电网公司科学技术研究项目档案整理的原则和方法。 本规范适用于国家电网公司总（分）部及各级单位。 2 规范性引用文件 下列文件对于本规范的应用是必不可少的。凡是标注日期的引用文件，仅所标注日期的版本适用于本规范。凡是不标注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本规范。 GB/T11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T10609.3-2009 技术制图 复制图的折叠方法 GB/T18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T25-2000 档案修裱技术规范 DA/T31-2017 纸质档案数字化规范 DA/T38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 《国家电网公司供电企业档案分类表（6～9大类）》(办文档〔2010〕56号) 3 术语 下列术语和定义适用于本规范。 3.1 科学技术研究项目 服务于国家电网公司和电网发展而组织实施的研究开发项目，主要包括新产品、新技术、新材料、新工艺、新标准、决策支持技术的研究以及试验能力提升和新技术应用等项目。 3.2 科学技术研究项目档案 科学技术研究项目档案（以下简称科研档案）是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的文件材料。 3.3 案卷 由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 3.4 件 归档文件的整理单位。 3.5 科研档案整理 按照一定原则将科研项目归档文件进行系统分类、组合形成案卷，并对案卷排列、编号、装订、编目、排架，使之有序化的过程。 4 整理原则 4.1 科研档案应组卷整理，遵循文件的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系。 4.2 科研档案应符合系统性、成套性特点，分类科学，组卷合理，便于保管和利用。 5 案卷组织 5.1 分类 5.1.1 科研档案应进行科学分类，同一全宗下的科研档案应保持分类的一致性和稳定性。 5.1.2 科研档案按专业和项目（课题）研发阶段分类。 5.2 组卷及排列 5.2.1 科研准备、研究试验、结题验收、推广应用等项目管理文件，应按阶段、问题，结合来源、时间组卷。卷内文件宜按系统、成套性特点进行排列，一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后。 5.2.2 针对具体科研项目的管理性文件应放入科研档案中，按阶段或分年度组卷。卷内文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列，一般印件在前，定（草）稿在后；正文在前，附件在后；复文在前，来文在后。 5.2.3 科研项目工作包含不同课题，且课题文件相对独立的（各课题之间不共用同一份文件）可按课题组卷。卷内文件宜按科研准备、研究试验、结题验收、推广应用等阶段，结合问题、来源、时间进行排列。 5.2.4 独立成册、成套的技术文件、设备材料等项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷；通用图、标准图可放入相应项目文件中或单独组卷。 5.3 编号 5.3.1 档号编制 档号构成：由全宗号、年度、分类号、案卷号组成，各项之间用“-”连接。 5.3.1.1 全宗号：公司各级立档单位的档案全宗代号。 5.3.1.2 年度：科研项目的完成年度。以4位阿拉伯数字标注，如“2012”。 5.3.1.3 分类号：根据《国家电网公司供电企业档案分类表（6～9大类）》或直属单位分类表确定。 5.3.1.4 案卷号：同一分类号下的案卷流水号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的以0补足，如“001”。 档号示例如下： 5.3.2 卷内文件页号编制 5.3.2.1 应按装订形式分别编写页号。整卷装订的，以卷为单位连续编写页号，各卷之间不连续编号；按件装订，以件为单位编写页号，各件之间不连续编号。编写页号以有效内容的页面为一页。 5.3.2.2 单面文件编页位置为右下角；双面文件编页位置，正面为右下角，背面为左下角。 5.3.2.3 装订成套图样或印刷成册文件，已有页号的，不必重新编写页号；已有页号且编号连续无误的单件装订文件可不再重新编写页号。 5.3.2.4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 5.3.3 卷内文件件号编制 5.3.3.1 件号即卷内文件的流水号，填写卷内目录或档号章时使用，填写在“序号”栏。 5.3.3.2 件号用3位阿拉伯数字标识，不足3位的以0补足，如“001”。手工填写档号章的件号时，应从自然数“1”开始编写。 6 装订 6.1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。文件装订前，应对不符合要求的文件进行修整。归档文件已破损的，按DA/T25予以修复。字迹模糊或易退变的，应予复制。 6.2 文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、