费用报销制度-初稿.docVIP

费用报销制度 第一章 总则 第一条：为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条：本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为房屋租金、煤气水电费、办公用品、通讯费、邮寄费、证照费、车辆费用、设备购置及维修费、差旅费、业务招待费，广告及宣传费、工商管理及税金等。职工薪酬和社会保险费、固定资产购置、商品采购等成本费用不在本制度范围。 第三条：本制度适用于公司后勤各部门、各仓库和物流、各大区、区域及门店。 第二章 细则 第一条：部门及人员职责划分和报销范围的规定 1、财务部负责制定相关的费用报销流程及制度，审核各业务部门人员的资金申请单、费用报销凭据，办理资金的预支、报销和付款；财务部在总机构、各仓库及大区办公室设立财务人员，负责范围内的财务事宜。 2、各业务部门及人员职责和费用报销权限。 2.1总机构各部门人员，报销所司职责范围内的费用及员工费用。 2.2仓库及物流人员，报销所司职责范围内的费用及员工费用。 2.3大区经理，报销差旅费、门店租金及转让费、大区办公室租金及办公费用。 2.4区域经理及店长：报销差旅费、门店宿舍和仓库租金及转让费、日常经营费用。 第二条：费用报销审批权限的规定 1、费用审批分为申请审批和报销审批。 2、申请审批，由部门或分管领导对所辖范围的各项费用发生先进行申请，低于人民币壹拾万元的，由总经理最终审批；大于人民币壹拾万元以上的，须由财务经理及总经理签署后，递交董事长最终审批。费用申请登陆OA系统按提示进行操作。 3、报销审批，各项相关支出及费用根据权限一览表审批。 4、需申请批准费用包括：送礼、请客吃饭、赔偿款、补偿款、罚款、医药费、工资提前结算、自行购买原材料、门店租金及转让费、办公室租金、仓库租金等。 第三条：费用报销原始凭证有效性的规定 1、报销人应取得真实合法的原始凭证。 2、有效发票至少需要印有两个章：税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。 3、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。 4、报销人因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据或白条报销，但收据必须写明用途、时间、客户姓名及联系方式。 5、除交通票据外的发票和收据，必须标注收款单位及个人联系方式。 6、需要事前申请的报销业务，报销时，申请记录要附在报销单后面。 第四条：费用报销单填写及票据粘贴要求 1、报销单据填写应力求整洁美观，字迹清晰、不得涂改。 2、报销单据一律用黑色签字笔或钢笔填写。 3、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效。 4、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票上签名确认，需入库的实物单据应附入库单。 5、各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好），整份报销单和粘贴单各部分厚度应尽量保持一致。 6、若报销票据面积大小相同或相似，金额、类型相同的，应尽量粘贴在一块，有层次序列张贴，并按金额大小排列。 7、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额。 第五条：费用报销时间的具体规定 1、为了提高费用报销工作效率，各部门应在业务发生终止后将费用报销单递交到财务部，财务部完成审核并付款，逾期一律不予受理； 2、超过1个月以上的费用将不予报销，视自动放弃； 第六条：费用报销流程的具体规定（详细见附表一） 报销人填写报销单→所属部门负责人审批→所属会计负责人审核报销凭证→所属经理批准→出纳审核并付款→经办人签字领款。 第七条：各项费用报销的具体规定 一、租金及转让费 1、租金包括：包括办公室租金、仓库租金、店铺租金及转让费、员工宿舍租金、门店仓库租金等。 2、租赁业务必须签订租赁合同，合同权责明确、内容清晰。 3、门店租金及转让费，还需要事前申请，报销时提供租金申请表及租赁合同。 二、水电煤气费 1、水电费：总部、配送中心、大区办事处水电费按实报销，总部水电费由办公室负责缴纳与报销工作，店铺水电费由区域经理或店长负责向财务部申请和单据报销。报销单或申请单需注明费用所属时间段、计量区间（即水费注明上月抄表、本月抄表、吨数、单价，电费注明上月抄度、本月抄度、度数、单价）。 2、煤气费：店铺煤气费用按实报销，区域经理应当做好每家店铺的煤气费用定量控制工作，对煤气费用特别异常的店铺，重点审查，以避免部份人员虚假报销。 三、办公用品 1、办公用品由办公室统一购买并办理报销手续。各部门人员可至办公室领用；店铺使用生活用品统一由配送中心配发；驻外办事处或配送中心自行购买办公用品的，报销时需有事先经办公室审批的申请单方可给予报销。 2、办公用品的申请、办公用品采购、办公用品保管、办公用品领用制定参照办公室规定。 四、通讯费 1、通讯费是指公司办公用