重庆理工大学会计学院会计信息化课件 采购与应付子系统的分析设计.pptVIP

了解采购与应付款系统目标 理解采购与应付款业务流程 理解采购与应付款系统功能结构 掌握采购与应付款系统数据流程 学习目的与要求 4-5 采购与应付系统 5.1 采购与应付款系统系统概述 5.2 采购与应付系统目标 5.3 采购与应付系统业务流程 5.4 采购与应付系统功能结构分析 5.5 采购与应付系统数据流程 4-5 采购与应付系统 4-5.1 采购与应付款系统概述 采购与应付款是企业供应部门根据物料需求部门的采购申请，取得企业生产经营活动所需的各种物资，同时进行往来核算的过程。当企业的购货活动与货款的支付在时间上不一致，即购进物资而未付款时，就形成了应付账款。 5.1 采购与应付款系统系统概述 5.2 采购与应付系统目标 5.3 采购与应付系统业务流程 5.4 采购与应付系统功能结构分析 5.5 采购与应付系统数据流程 4-5 采购与应付系统 4-5.2 采购与应付款系统目标 及时准确完成采购订货管理，反映和监督采购订单的制订、确认执行情况 完成采购的日常业务处理，包括：采购入库、采购退货、发票管理、采购结算等日常处理工作。 完成应付账款的核算与管理，包括：应付账款业务的日常核算，及时反映和监督采购业务中的支出和应付情况。 实现其他有关业务的管理。系统还要提供供应商信息、供货信息、以及物料质量检验信息等管理功能。 1 2 3 4 能够完成采购分析，采购统计工作，打印输出各种需要的台账、报表、并通过网络将各种信息按照需求传递到其他子系统。 5 建立数据接口，实现与其他子系统之间的数据传输与共享。 6 5.1 采购与应付款系统系统概述 5.2 采购与应付系统目标 5.3 采购与应付系统业务流程 5.4 采购与应付系统功能结构分析 5.5 采购与应付系统数据流程 4-5 采购与应付系统 4-5.3 采购与应付系统业务流程 采购业务流程图 部门 原始凭证 合格 N返回 采购部门 请购单 上级主管 部门 采购部门 不合格的 发运单 收货通知单 不合格收货 通知单 质检员 发运单 通过 合格的 发运单 确认 N返回 确认 Y提交 提交 确认 通过 Y提交 N返回 填写并提交 Y填写并提交 批准的 请购单 Y提交 采购部门 供应商 通过 不合格 的订单 采购订单 不合格的采 购订单 N返回 确认 填写 提交 主管 确认 批准的订单 不合格的外 购入库单 应付款模块 Y提交 确认 N返回 N返回 未确认的外 购入库单 合格的外 购入库单 库存台帐 库管员 库主管 通过 应付款模块 部门 合格的收 货通知单 Y提交 更新 填写并提交 确认 4-5.3 采购与应付系统业务流程 采购业务流程 采购业务流程分析 生产部门根据需求编制物料请购单，经主管批准后交采购部门，采购部门根据库存信息、供应商档案以及价格信息，填写采购订单，经主管确认后交供应商。如果需预付款，还要交出纳人员根据订单金额进行预付款处理。 供应商得到订单后，进行发货处理。供应商的发货处理，产生两个单据，一个是发运单，一个是采购发票。由于流程的原因，这两个单据常常到达企业的时序是有先后的，采购企业将根据到达的不同时序做出不同的处理。 4-5.3 采购与应付系统业务流程 采购业务流程 采购业务流程分析 库管员根据质检确认的收货通知单，填写外购入库单。外购入库单提交仓库主管进行确认，确认后的外购入库单，一方面更新库存台账，另一方面提交财务部门，进行材料核算和应付款处理。对于材料核算和应付款的管理这两个岗位，可采用两岗位合一，也可分别设往来会计和材料会计，规模不同的企业各有不同。 发运单随货物到达采购企业，提交采购部门，采购部门根据订单和实际到货数量对发运单进行确认，不合格的发运单退回供应商，确认后的发运单提交给采购员填写收货通知单并提交质检员，质检员对货物进行质量检验，并对收货通知单进行签字确认。确认后的收货通知单交库管员，进行入库处理。 4-5.3 采购与应付系统业务流程 采购退货业务流程 采购退货业务流程图 质检部门 不合格的收 货通知单 返回 应付款系统 部门 采购部门 退货通知单 填写并提交 退货申请单 不合格的 退货申请单 采购部门 填写 确认 N返回 合格 通过 供应商 合格的退货 通知单 Y提交 库管员 不合格的红字 外购入库单 合格的红 字外购单 库存台帐 部门 库主管 N返回 确认 Y 未确认的红字 外购入库单 填写并提交 4-5.3 采购与应付系统业务流程 采购退货业务流程 采购退货业务流程分析 采购退货的业务一般有两种情况：一是采购人员填写的收货通知单提交质检部门，质检部门根据收到的物料进行确认，若物料数据或质量不合格，则退还给采购部门，由采购部门填制退货通知单直接给供应商。这种退货不涉