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用Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ制作家长通知书 【摘 要】我校每学期期末的学生成绩统计、给学生家长填写通知书，这些繁杂、重复工作给教务处增加了许多工作量。本人经过一段时间摸索，利用Excel函数功能以及Word邮件合并功能，很好地解决了我校成绩统计的各种问题，现把使用的方法介绍给大家。　　【关键词】Word Excel 数据源 函数 邮件合并　　　　一、建立学生数据源　　　　1.启动Excel003，建立学生成绩表，并另存在D盘，命名为“机电五班学生成绩表”。　　　2.用SUM函数统计学生的总分。如：单击J2单元格；输入公式“=SUM”，然后单击“√”确定；鼠标指向J2单元格右下角控制点成“+”字形后，按住鼠标左键拖放直至J11单元格。　　3.用AVERAGE函数 计算 学生的平均成绩。如：单击K2单元格；输入公式“=AVERAGE”，然后单击“√”确定；鼠标指向K2单元格右下角控制点成“+”字形后，按住鼠标左键拖放至K11单元格。　　4.根据平均分用IF函数定出学生成绩优、良、中、及格、不及格。如：单击L2单元格；输入公式“IF(K2=90，〞优〞，IF(K2=80，〞良〞，IF(K2=70，〞中〞，IF(K2=60，〞合格〞，〞不合格〞））））”然后单击“√”确定；鼠标指向L2单元格右下角制点成“+”字形后，按住鼠标右键拖放至L11单元格。　　5.用COUNTIF函数统计学生的补考科数。如：单击M2单元格；输入公式“=COUNTIF”然后单击“√”确定；鼠标指向M2单元格右下角制点成“+”字形后，按住鼠标右键拖放至M11单元格。　　　　二、创建合并主文档　　　　1.启动WordXX，建立文档　　　　1.从“工具”菜单中依次选择“信函和邮件”→“邮件合并”。2.在邮件合并工具栏任务窗格的“选择文档类型”下方，单击以选择“信函”。　　3.单击“下一步：正在启动文档”。　　4.在“选择开始文档”下，单击以选择“使用当前文档”。　　5.单击“下一步：选取收件人”。　　6.在“使用现有列表”下，单击“浏览”。　　　　三、打开数据源　　　　1.选择D盘中“机电五班学生成绩表.xls”文件，单击打开，然后会再弹出一个“选择表格”的窗口，要求指定使用哪个工作簿，因为在一个工作簿中有三张工作表，选择“Sheet1$”，直接点击确定，完成数据源设置。　　2.在“邮件合并收件人”对话框中，单击“确定”。　　3.单击“下一步：撰写信函”。 四、插入合并域　　　　1.把光标插入点设置在建立的Word文档插入数据的地方。　　2.在“撰写信函”下，单击“其他项目…”。　　3.选择“字号”，单击“插入”。　　4.重复以上操作，分别将所有的合并域插入相应的位置。　　　　5.单击“下一步：预览信函”。　　　　五、完成合并打印　　　　单击“下一步：完成合并”到此，邮件合并的工作就基本结束了，可以直接打印了，你可以选择“合并到新文档”来把这些信息输出到一个Doc文档里面，以后直接打印这个文档就可以了，也可以选择“合并到打印机”，并不生成Doc文档，而是直接打印出来。　　　　 参考 文献 ：　　[1]王海燕.浅谈中等职业学校 计算 机教学[J].山西广播电视大学学报，XX，(6)：35-36.　　[2]李莉贞，张桂林.试论计算机教学中的德育渗透[J].山西广播电视大学学报，XX，(5).