行政后勤成本控制管理规定.doc

行政/后勤成本控制管理规定 一、用电 成本控制 1、控制照明用电 ①、正常工作时间天气晴好的情况下，各办公区域、走廊尽量采用自然光照明（如前台接待处、会议室、生产/品质部等）办公室不得打开照明灯具； ②、人员较少时，只开必要位置的灯具； ③、人员离开后，要及时关闭电源，做到人走灯灭（在各区域张贴“人走灯灭”相关标识）。 2、减少办公设备用电 ①、复印机、电脑等办公电器用完后及时开启“节能”或“待机”模式。 ②、如果长时间不用电脑，责任人应及时关机，下班后，应关闭电脑所有连接电源。 ③、打印机、饮水机、风扇等在下班时应及时关闭电源。 ④、各区域落实责任人，下班后由综合管理部负责检查电源关闭情况，对未及时关闭电源的区域责任人给予相应惩处。 二、用水成本控制 1、节约用水。水龙头用完后随手关闭，避免“长流水”，经常检查供水设备，避免漏水 2、将水、电管控纳入保安日常巡逻、检查的一部份。如果发现水笼头、水管有漏水或渗水现象，要及时反应给水电工进行维修处理。 3、饮用水应按需要量接应，杜绝用桶装水洗杯子的现象。职员宿舍桶装水目前已定量供应。 4、宿舍用水每月用水量不超过50元的额度，超出部分由住宿者平均分摊。 三、办公用品成本控制 1、公司内部推行无纸化办公，利用电子邮箱传输文件，减少文件打印。 2、所有文件直接在电脑上起草、拷贝、审阅、修改，最后一次性打印成稿。 3、打印文件时，适当将字体缩小、页边的空白处缩窄。 4、在确保安全、保密的前提下，复印纸要双面使用。 5、学会复印机的使用，杜绝因错误使用造成的纸张浪费。 6、节约使用稿纸、信封、笔记本、签字笔，签字笔尽量更换笔芯，一次性水杯仅限会议室和接待使用。 7、保证复印机、打印机、传真机等设备良好率，避免使用不当而引起的损耗。 四、人工成本控制 1、定岗定编、明确岗位职责并建立合理高效的组织架构（对组织架构作彻底的调整，该精简的必须精简，该调换的必须调换，该分权的必须分权）。 2、在内部开展业务培训，培养员工一专多能。 3、严格执行、落实考勤制度，以确保员工精神良好，工作饱满。 4、为充分调动员工主动参与成本节约的积极性，可逐渐建立成本成约机制，设定生产效率、良品率、材料损耗率的目标，将员工的达成率与奖金直接挂钩。 五、电话使用成本控制 1、不得用办公室电话聊天，不得打私人长途，不得从事娱乐性话务。 2、尽量缩短通话时间。可发文字短信的尽量不用通话 3、行政部每月对异常电话号码（拨打时间过长、冷门长途电话号码）进行抽查，一经发现存在拨打私人电话的现象，将对当事人严惩。 4、综合管理部6月初会开通所有电话长途功能，同时根据公司规定对违反公司电话使用规定的员工保留取消长途通话功能的权利。 六、节约压缩会议费用。 1、严格执行《中国油气会议管理规定》。 2、严格把关，可开可不开的会议不开，可分可合的会议合并开，提倡开电话会、开办公会、开督查会、开短会。 七、节约压缩应酬接待费用 可高标准可低标准的以低标准接待，可自己承担可分流的尽量分流，接待客人一律采用地方特色菜肴，不得超标准接待，同时控制陪客人数 应酬应事先申请并得到主管领导批准。应酬接待费用超过1000必须经执行总裁同意。 原则上不允许“先斩后奏”，因特殊原因无法事先办理的，时候须报告有关领导。 应酬接待一般在定点酒店、宾馆进行。一般在签单卡签字后按月结算，不得擅自在他处或用现金结算。 接待所送礼品，必须提前申请，并得到执行总裁同意。 八、节约压缩车辆费用。 1、严格执行《车辆管理规定》。 2、车辆使用包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费、驾驶员补贴。 3、综合管理部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，由后勤主管制定当月车辆费用开支计划。报公司审批。 4、油费报销需由驾驶员驾驶员在发票背面注明行车起始里程，由后勤主管根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录进行复核，并签字确认。 5、路桥费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次，由后勤主管根据派车记录复核并签字确认。 6、车辆维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，经公司审批同意后进行维修。 7、公司各部门用车，司机费用、车辆费用一律计入用车部门费用之中。 8、为节约公司成本，公司车辆，尽量不跑长途，如必须长途出勤，那么长途中所发生的一切费 用（司机补贴、油耗、车辆维修等），由用车部门或个人承担，不计入综合管理部车辆月度预算中。 九、设立成本控制小组 1、由综合管理部分管副总担任组长，各部门牵头负责人为组员，组成成本控制小组，负责监督、检查各职能部门工作并推动成本控制计划、方案、措施的执行 2、各部门