宾客来访接待管理办法.docxVIP

宾客来访接待管理办法 第一章总则 第一条目的：规范公司的接待管理工作，按照热情、周到、节俭、高效、廉洁的原则，逐步促进公司接待工作的流程化、规范化建设，以不断提高接待工作效率和水平，现结合前期各类宾客来访参观所积累的经验,特修订本办法。 第二条范围：用于规范湖南声迅电子有限公司各类宾客来访的接待管理工作。 第三条管理原则 一、归口管理原则 （一）政府主管部门（含外省、市）领导、重要新闻媒体记者、公司领导所安排的其它单位领导人员、北京总部和声迅其他分公司领导来访，由总经理办公室（包括文秘协调、行政模块）牵头、技防巡逻队、运营服务中心、市场部、销售部等部门共同配合，做好接待事宜工作。 （二）非涉及公司层面直接与各部门联系工作的一般外单位人员来访或涉及较强业务性接待事务，由对口部门具体负责接待工作，总经办提供协助，如对口部门不明确的则由总经办统筹安排接待。 （三）新开发客户（包括潜在重要客户）来访、售后投诉分别归口由销售部、运营中心牵头负责。 二、接待工作基本原则 （一）坚持为提高公司经营发展和经济效益服务的原则，强化公关和品牌意识，积极主动宣传企业形象。 （二）坚持规范化、标准化、流程化、制度化的原则，符合礼仪要求，杜绝随意性。 （三）坚持勤俭节约、热情周到的原则，根据来宾的身份和任务执行不同档次的接待流程和标准，反对铺张浪费。 三、坚持各职能部门设置专职人员负责对口接待的原则。 第二章管理职能 第四条公司总经办(含行政、文秘协调模块)接待管理职能 一、负责接待管理规定的制定及监督检查工作。 二、负责了解来宾的目的和要求落实各环节的对口接待人员、地点、会务、后勤支持等准备事宜，通知各相关部门做好接待过程中的组织协调和各类事务性工作。 三、严格执行接待过程中的保密制度。 第五条公司各职能部门接待管理职责 一、严格执行总经理办公室制定的接待管理制度，按照接待流程做好归属本部门环节的每项接待工作。 二、在接待过程中严格执行保密制度。 三、认真、大方、清晰地向来宾详细讲解本部门职能及运作情况，耐心解答来访宾客的每个疑问。 四、认真做好接待过程中归属本部门职能工作要求，如市场部宣传资料与迎接标语准备、拍照安排等。 第三章接待程序 第六条各类接待工作由对口部门人员首先了解来访者身份、来访目的和要求，初步拟定接待流程和内容后通报总经理办公室协调协助安排接待工作。重要宾客或客户参观应至少提前一天通知各接待环节对口部门负责人，临时通知参观者除外。 第七条凡来公司检查工作的各级领导、外省/地市参观团、重要嘉宾，由总经办负责统筹接待工作、安排讲解员，并协调其他相关部门做好各自环节接待讲解工作，公司领导全程陪同。在接到来访参观通知后，各相关部门应提前做好如下准备工作： 1、办公大楼/楼外、公共区域卫生、各参观场所应提前一天打扫干净，各部门各自搞好本办公室卫生---行政部和相关部门负责； 2、讲说员、讲说词提前一天确定---文秘协调组、销售部（客户参观）； 3、来宾来访身份及人员情况确认---文秘协调组、市场部； 4、提前一小时布置好VIP会议室的水果、茶水及茶水人员---行政部； 5、宾客礼品包括数量、档次及相关资料准备---行政部、文秘协调组、市场部 6、根据贵宾来访的级别及随行人数，确定现场布置规格装点现场，公司大厅正门前横幅（重点欢迎内容）---市场部； 7、大厅正门欢迎水牌：标示出来访单位、职位、来访目的制作---市场部； 8、株洲市公安局对口职能宣传部门及采访媒体提前联系及跟进---市场部 9、现场摄影、摄像人员备好器材，提前半小时到位---市场部； 10、现场接待人员，公司执行董事、总经理、相关职能部门领导（提前联络相关领导一起陪同），确定人员及人员数量---总经办； 11、住宿安排准备---文秘协调组（来宾向公司请示后再准备）； 12、用车、接送人员的组织与准备---总经办行政部； 13、接待礼品的准备，包括数量、档次等---总经办行政部、文秘协调组； 14、宴请的准备---文秘协调组（向领导请示后再作准备）； 第八条销售客户、业务单位，由销售部负责接待工作，销售部安排讲解员负责全程讲解，其他部门配合做好各自环节的接待工作，销售部门负责人全程陪同，相关准备工作参照第七条相关内容规定执行。 第九条对于一般宾客来访，要遵循如下流程： 1、前台值勤人员要礼貌问清客人的来由，为客人倒水，请客人在大厅处稍坐一会，