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强化档案管理 强化“文档一体化”意识 把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。 强化“全过程管理”工作意识 “公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节” 参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。 强化“文书部门立卷”工作 公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真 正的衔接点。 文件的签核 * * ISO9001 ,ISO14001,QC080000 体 系 文 件 管 理 指 引 目 录 1.ISO9000质量体系文件 1.1概念 1.2质量体系文件的价值 1.3质量体系文件的作用 1.4质量体系文件的结构 1.5质量体系文件的要求 2. 文件格式的基本要求 3.编写技巧 3.1内容框架的确定 3.2流程图 3.3事项描述六要素 4.举例 4.1质量手册 4.2质量体系程序 4.3作业指导书或工作规范 5.练习 二、办公室日常工作技巧 1.3体系文件的识别 A.QM-01;EM-01;RM-01 B.QP:质量管理体系程序文件; EP:环境管理体系程序文件; RP:危害物质过程管理体系文件; C.QWI:质量管理体系三级文件 EWI:环境管理体系三级文件 RWI:危害物质过程管理体系三级文件 D.FM:表格记录 1.4质量体系文件的结构 质量手册 程序文件 工作文件或作业指导书 质量记录 描述质量体系总体结构和要求的 纲领性文件 规定活动或过程的目的、要求、方法的文件 规定某项具体工作的方法、要求和标准的文件 证明质量体系有效运行和作为质量体系改进分析依据的特殊文件 （一级） （二级） （三级） （四级） 体系文件的归档 1.5体系文件的归档要求 1.5体系文件的修订 所有系统文件修订时,文件修订(废止)申请单必需经过体系课审核; 各部门修订系统文件时必需同时修订深圳公司及北海公司的文件;以免对二家公司系统管理不一致;如修订深圳公司质量管理体系中二级文件QP620(人力资源管理程序),就必需同时申请修订北海公司质量管理体系中二级文件QP620(人力资源管理程序); 各部门修订文件经批准后,需将文件的电子档发至体系课(所有电子档必需是WORD或EXCEL档,不可是PDF档),以便体系课更新文件服务器中共享文件;以保持文件的有效状态; 1.5体系文件的修订 文件更改申请单 NO: 更改人： 日期： 审批意见： 管理者代表： 部门主管： 日期： 修正原文件《顾客满意度评估程序》《客户抱怨处理程序》合并为一份文件, 修订文件名称,编号,格式;增加HSF要求 A/0改为B/0 文件版本号 更 改 后 内 容 更改原因： 原文件ISO9001：2000标准，现需申请ISO9001：2008质量管理体系，满足公司发展需求，增加HSF要求，修订文件名,编号及格式。 2007/6/20 日期 申请人 业务部 申请更改部门 QP-16 文件编号 顾客满意度调查、客户抱怨处理程序 更改文件名称 1.5体系文件及表格的公司标识 公司名称: 深圳市科帕德科技有限公司 冠德科技(深圳)有限公司 错误的公司名称: 深圳科帕德科技有限公司 科帕德科技(深圳有限公司 1.6体系文件的发行 1.6 外 来 文 件 的 管 理 2.文件格式的基本要求 2.1 外观 纸张大小(常用A4) 装订边(左侧装订或不装订) 首页 内页 文管中心 随同二、三阶层文件一同审批 表单 四 文管中心 部门经理/管理者代表 部门主管/体系课主任 相关人员 作业指导书 三 文管中心 管理者代表 部门经理/体系课主任 各部门主任 程序文件 二 文管中心 总经理 管理者代表 体系课主任 质量手册 一 收发管制部门 核准 审核/确认 提出/制订 名称 文件阶层 2.文件格式的基本要求 2.2 文件编号 A. 统一原则 B. 简洁 C. 易懂、易记 D. 数字与英文字母有机结合 E. 易于标准化 W X X I X X X X Q 质量体系 三级文件 涉及到的 标准条款号 文件的 流水号 2.文件格式的基本要求 2.3 版次 A. 单页文件及多页文件的区别 B. 总版本及修订本 C. 数字与英文字母有机结合