采购付款及发票管理制度.docxVIP

采购付款及发票管理制度 1 总则 1.1 为规范公司各类采购货物（或劳务）申请单、付款及采购（或劳务）发票的管理，维护公司利益，结合 公司实际情况，制定本制度。 2 内容 2.1 公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：采购申请单、采购合同规定， 付管理 ，付款方式 ，发票管理 ，对账管理。 2.1.1 采购申请单、采购合同规定 2.1.1.1 《采购申请单》、《费用类报销单》单比1万以下、月累计5万以上由常务副总王青春签字审核，此金额 以上由总经理签字有效。 2.1.1.2 研发样品及工具采购，根据分管经理或总经理签字审批过的《采购申请单》，研发样品采购申请中，必须填 写批量价格，转入批量采购后， 采购价格不得高于研发要求的批量价格，样品价格则可以不受批量价格的 约束，但是偏离太多时（批 量价格的2倍）需要附有情况说明。 2.1.1.3 办公用品、固定资产采购，根据分管经理和总经理签字审批过的《采购申请单》，实际采购中不得高于 行政交由财务部存档的价格，如果高于这个价格必须附有情况说明。 2.1.2 付款管理规定 所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请单”付款。“用款申请单”由业务经 办人出具，并不得涂改。 2.1.2.1 预付款业务 无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部 价款。 （1）预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、总经理批准的合同书、采购申请单，到财务办 理支付款项手续。 （2）对于预付货款的经济业务, 各采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正 常执行对于财务帐面“应付账款”中连续三个月出现未发生变化负数金额的业务单位, 由业务经办人负 责将款项追回,为避免公司利益受到损失，从付款后第四个月开始，每延迟一周，对经办人罚款20元。 直寄追回预付款项为止。 2.1.2.2 货到付款业务 （1）对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收 到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、 金额）进行审核，并在U8结 算后附到货库单等单据交财务部审核入账。为避免多开重开发票现象，发票所附的到货单与U8的入库单的 内容必须一致。财务根据采购合同、采购申请单或《采购分工及付款清单》审核付款。 （2）对货到付款，发票未到的规定（此情况有税务风险，无特殊情况，财务有权拒绝）： 对于货到入库、发票 未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请单、由品管验收签字的材料到货单、采购合同号。 2.1.2.3 劳务服务业务 委外服务业务，业务经办人员出具经分管经理、总经理批准的委外服务申请或合同书、服务发票、付款申请 单，到财务办理支付款项手续。分期付款的可以要求对方分批开具发票，但必须先到发票再申请付款。否则， 财务可以拒付。 2.1.3 付款方式及收据的取得要求 付款方式主要有现金、银行转账、转帐支票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和 纠纷，款项的支付主要以银行转账或转账支票付款为主，无特殊情况的均不能支付现金。 2.1.3.3 对单笔业务口径一致性的要求 每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必须一致，如果有特殊情况，经总经理特批的业 务，签定合同人（即为公司提供劳务及货物人），在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同 时，应单独有合同补充说明，收款据必须用出发票人的收据，以免给财务工作造成混乱，如果是先预付款 后来发票的业务，在结算时，发票出具人与收款人不符的，财务将不予受理该发票，并停止付款。 2.1.4 各种情况下采购（或劳务）业务发票的规定 2.1.4.1 采购（或劳务）发票标准要求及处理 （1）所有材料物资、劳务服务（含固定资产、运输服务、设备租赁、研发技术服务、信息技术服务、快