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音像档案管理探讨 天津市档案馆技术部：边树芳 “185”人才工程高级研修班 * 目 录 1.音像档案管理概述 2.音像档案管理的现状及问题 3.音像档案管理的发展趋势及建议 * 音像档案概述 音像档案是指单位或个人在各种社会实践活动中，通过摄录等手段形成的，具有保存价值的照片、磁带、磁盘、唱片、光盘等。它们以感光材料或磁性材料以及光盘等为载体，以影像和声音为主要内容，具有直观、快捷、生动再现等特点，因而成为当前档案的重要组成部分。随着社会的发展和影音等多媒体技术的不断进步，音像档案大量形成。音像档案以其在维护历史真实面貌、弥补文字档案的不足等方面具有独特的地位和作用，从而使音像档案越来越受到社会的重视，这对我们档案工作者来说是件好事，同时，也因为我们在管理音像档案方面上的认识问题，而暴露出了一些不足。 * 音像档案管理的现状及问题 音像档案管理是档案管理的重要组成部分,也是目前档案管理工作的薄弱环节, 加强对音像档案的管理已成为当前档案部门急需解决的重要课题。因此，重视和加强对音像档案的收集、保管和利用等工作，对档案工作来说极其重要。但不少单位的档案部门在音像档案管理方面还存在着不少问题，具体表现在以下几个方面： 对音像档案管理工作不够重视 缺乏必要的管理方法、手段和条件 缺乏相应的标准和规范 * 音像档案管理的发展趋势及建议 发展趋势 音像档案具有视听直观、感染力强, 现场可证、纪实性强,传播迅速、实效性强等特点, 可使人们多种感官接受信息, 并带来一种全新的感觉, 其广泛应用已成为一个世界性的潮流, 并将最终改变人类的工作和生活方式。因此，人们越来越注重音像档案的利用工作，并对音像档案信息的完整性、真实性与可靠性的要求越来越高。因此，档案工作者应高度重视音像档案的管理和利用工作，提高自身的管理素质和技能 。 音像档案管理的建议 * 对音像档案的管理工作不够重视 目前，一些单位对音像档案的管理缺乏足够的重视，存在着不同程度的认识不清、管理混乱，甚至无人管理的现象。随着音像档案在各立档单位的不断积累，上述问题若不及早引起重视，必将积重难返，造成大量珍贵档案资料的遗失和损坏，从而给音像档案的管理工作带来不必要的麻烦。 首先，对音像档案的收集和整理工作不够重视。即使收存了一些音像档案，也缺少必要的辅助性文字说明，从而给音像档案的利用带来了困难。 其次，不重视音像档案的保管。音像档案因其载体材质和信息内容的不同，保管时，要依其特性进行分类保管和管理，同时保管环境和备件还应符合相应的要求。 * 缺乏必要管理方法、手段和条件 很多单位对音像档案的管理还停留在纸质档案的管理方法和手段上，在收集和保管方面缺乏具有相关知识和技能的人员，同时在保管环境和条件上还不能满足管理音像档案的要求。主要表现在： 档案管理者在思想观念上不重视，缺乏管理音像档案的相关知识和技能，认识不到音像档案的重要性和特殊性, 没有把这项工作纳入管理范畴; 缺乏管理制度。档案管理人员与音像工作者缺乏有效的信息沟通，不少从事音像专业的人员缺少应有的存档意识, 大量的、重要的音像资料在无意中被遗弃, 给收集工作带来了极大困难; 物力因素。因为形成、制作和管理音像档案的材料、工具和设备比较昂贵, 很多单位或部门不情愿或无力购置相关的设备和材料,致使大量珍贵的音像资料无法整理归档和保存, 白白地被浪费掉了。 * 缺乏相应的标准和规范 目前，在音像档案的管理标准和规范方面，只有纸质照片档案和磁性载体档案的管理规范。随着多媒体技术的发展，音像档案的种类不断增加，如数码照片档案，高清视频档案大量出现，而在对这些音像档案进行管理时，标准和规范滞后。给音像档案的管理和编辑制作带来的很大的困难。 * 音像档案管理的建议 首先要从思想上重视音像档案的管理工作 建立和完善音像档案管理的各项制度 改善音像档案的管理方法、技术手段及保管条件 建立健全音像档案管理方面的相关标准和规范 * 思想上重视音像档案的管理工作 音像档案管理是一项新的技术性工作, 是时代发展的必然要求，无论对各级文书部门, 还是对各级档案部门, 都要真正认识到做好音像档案管理工作的重要性和紧迫性。 首先，音像档案是国家档案的重要组成部分，不能有音像档案可有可无的思想，要重视音像档案的收集工作。 其次，克服对音像档案不管不问的思想，从思想上重视音像档案的管理工作，如对数码照片的管理，还有一些磁性载体档案在保管过程中不管不问就会造成磁性载体档案的损坏，光盘档案不定期进行检测就会出现档案无法读取或损坏的情况发生，这些都会给音像档案带来重大的损失。 * 建立和完善音像档案管理的各项制度 做好音像