大宗材料采购管理规定.docVIP

招商港湾 PAGE 6 地址：深圳市南山区蛇口后海大道41号港湾创业大厦17、18楼 电话：0755 邮政编码：518067 传真：0755大宗材料采购管理规定 1、目的 为了强化对大宗材料采购与管理，节约采购的支出，减少物料的浪费，降低物资的库存，节省工程的成本，提高资金使用率，增加公司的效益，特制定本规定。 2、适用范围 本规定适用于公司所有的工程项目的物资计划、采购、验收、保管、领用等各个环节。 3、大宗材料定义 3.1公司颁布的《大宗材料采购目录》（附表）明确的品种。 3.2采购价值在50万元以上的机具、物资材料。 3.3公司批转集中采购的材料。 4、采购原则 4.1大宗材料的采购必须由使用单位（部门）报批方能采购。 4.2大宗材料采购要多家询价、“货比三家”，力求符合使用要求的市场最低价格。 4.3大宗材料的采购必须事前计划，分批实施。 5、大宗材料采购程序 报备成本控制部门5.1大宗材料采购程序 报备成本控制部门 编制初步计划初步询价编制初步计划 编制初步计划 初步询价 编制初步计划 使用单位集团物资部使用单位 使用单位 集 团 物 资 部 使用单位 编制月度计划月度询价编制月度计划月度询价 编制月度计划 月度询价 编制月度计划 月度询价 采购询价采购进货通知单日单日采购询价 采购询价 采购进货通知单日单日 采购询价 反馈反馈 反馈 反馈 部门会签询价汇总会签、审批询价汇总表采购会签审批单使用部门会签 部门会签 询价汇总会签、审批 询价汇总表采购会签审批单 使用部门会签 或或 或 或 报公司审批和报备集团集团公司领导审批 报公司审批和报备集团 集团公司领导审批 执行采购 执行采购 退货供货至指定地点 退 货 供货至指定地点 不合格合格 不合格 合格 进入材料出库、领用程序 进入材料出库、领用程序 材料管理人员验收、入库在送货单上签字、并开具入库单，经领导签字 材料管理人员验收、入库在送货单上签字、并开具入库单，经领导签字 核对 核对 办理相关材料采购结算、付款手续使用部门、财务部门记帐、审核 办理相关材料采购结算、付款手续 使用部门、财务部门记帐、审核 核对付款 核对 付款 5.2大宗材料采购计划 5.2.1大宗材料使用单位必须事先编制大宗材料使用采购计划。计划分为：材料总用量初步计划，材料使用月度计划，在计划基础上提交采购进货通知单。计划一般由使用部门负责编制和复核，报公司成本控制部门办理审批。 5.2.2材料总用量初步计划 材料初步计划由大宗材料使用单位按预计材料的使用时间、总量、分批到货数量、品质、品牌、厂家、厂地等要求报批。 5.2.3材料月度计划 根据进度要求，每月的月计划应提前于上月底编制及审批后送公司成本控制部门。 5.3大宗材料询价 5.3.1询价要点 eq \o\ac(○,1)大宗材料必须经过多次（分阶段）广泛（“货比三家”）询价及竞价确定供货商及价格，建立供货商名册，优录劣汰，提高询价工作质量及效率。 eq \o\ac(○,2)询价工作由使用单位负责，成本控制部门协助。 eq \o\ac(○,3)询价工作要有主办、有复核，并经公司审批后方进行下一步骤。 5.3.2询价步骤：分阶段询价 eq \o\ac(○,1)按“初步计划表”进行全面市场调查，主要是掌握供货渠道，保证对所有材料均有相应的三家以上供货商，并作初步询价，掌握行情，在此基础上优选值得进一步询价的供应商。 初步计划询价完成后汇总送成本控制部门。 eq \o\ac(○,2)按“月度计划表”进行再次询价 作为准备采购的竞价式询价，在初步询价比价基础上对优选供货商提出降价建议再次询价，取得合理低价。价格平稳时，此询价可作为当月采购价上报审批。 月度计划询价完成后汇总抄送成本控制部门，抄送单位有不同价格信息应及时反馈。若该询价作为采购价则按采购程序办。 eq \o\ac(○,3)按采购进货通知单（附表三）作最终询价，确定采购价。 成本控制部门使用单位采购进货通知单后即进行采购前最终询价，并填报实施采购大宗材料询价汇总表（附表四） C、询价内容 eq \o\ac(○,1)供货商的名称、地址、企业负责人、联系人、姓名及电话、传真。 eq \o\ac(○,2)供货商在明确了解材料名称、品种、型号、规格等材料要求，以及供货地点、供货时间等情况下的报价和报价时效