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Management 经管空间 办公应用软件在企业管理中的重要性和培训设计 北京工商大学 李健 摘 要：信息化办公在现代企业中主要以办公应用软件的使用为基础。本文从办公应用软件在企业管理中的地位、推广的原因、可能遇到 的风险、解决方法及能获得的收益等方面进行讨论，并通过举例分析如何进行办公应用软件培训设计和要注意的事项。 关键词：办公应用软件 培训设计 培训流程 中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1005-5800(2014)02(a)-090-02 随着科技浪潮的推动和互联网的蓬勃发展，办公软件已经触 及了企业生产和管理的方方面面。根据企业的规模不同，办公软件 也有差别，但所有可以称之为企业的单位都会多少使用到办公软 件。规模比较大的企业还会向软件公司定制软件，中小型企业办公 室人员会用到通用办公软件，超小型企业会用到个人版的办公软 件，从某种意义上讲，办公软件已经变为现代企业组织生产和运营 的基本要素了。各种大、中、小企业也越来越认识到办公软件对于企 业生产效率提高和企业发展的重要性，开始把更多的资源投入到 办公软件的使用和培训上面来。办公应用软件的广泛使用也是由于 客户及企业自身数据内容的海量增长推动的，计算机辅助工作和办 公软件的最大优点是把很多重复繁琐的数据计算和统计工作都交 给计算机来做，以前需要多人一周甚至数月完成的工作，通过预先 设置好的程序和方法按几下按钮数分钟就能得到结果，节省了大 量人力和时间。更为主要的是通过数据的分析可以预测生产和需 求要素的发展趋势，带来巨大的经济效益。 1 办公应用软件在现代企业管理中的地位 根据企业的规模不同，办公软件也有很大差别，但所有可以称 之为企业的单位都会多少使用到办公软件。规模比较大的企业还 会同软件公司定制软件，中小型企业办公室人员会用到通用办公软 件，超小型企业会用到个人版的办公软件，从某种意义上讲，办公软 件已经变为现代企业组织生产和运营的基本要素了。 2 为什么要推广办公应用软件在大、中、小型企业中 从提高生产效率角度来看，很多重复计算和统计的工作可以 通过软件完成，节省人力资源和时间成本；从完善管理体系角度可 以把流程和模式固化下来，从而减少每次手工操作出错的可能性； 从销售角度看，通过办公软件的多项功能可以对已有数据进行准 确分析，预测生产销售需求和市场趋势；从办公和人力资源角度来 看，应用主流办公应用软件可以保持平台和文件的通用性，并且能 保障使用人员替换的平滑程度。 3 办公应用软件的法律风险问题 最常见和严重的问题是使用盗版软件，随着我国对知识产权 的立法和执法保护越来越严格，企业在生产和销售中使用盗版软 件是违法行为，会给企业带来法律和道德风险，进而会带来经济损 失。另外，经常被企业忽视的问题是软件的授权适用范围问题。很 多企业为了降低成本只购买家庭版本的办公应用软件在生产销售 中使用，或者把只能安装在一台计算机上使用的软件安装在多台 计算机上使用。在当前技术条件下，办公应用软件生产商和供应商 很容易就可以通过网络验证机制追踪到盗版或违规使用的软件， 所以企业的管理和使用者不应该抱有侥幸心理去触犯法律。应对 法律风险的办法是购买正版授权的办公引用软件，但随之而来的 使用成本增加可以通过培训使用人员提高使用效率和安排好使用 流程来消化。 4 企业管理中使用办公应用软件的误区和困难及它们的解决 方法 首先，是软件应用对象不当，为后期的合并处理及打印输出等 制造很多麻烦。以微软office系列办公应用软件在企业办公环境中 最常用的Excel为例，它的中文名称翻译为工作表格，大家经常进入 一个常见的误区，那就是有大量纯文本的表格都用Excel来做。在 Excel2007及更新的版本中，它的一张工作表的工作区域有1048576 行和16384列，也就意味着有171亿个以上的单元格。这样的一个巨 大的工作区域如果作为文字录入和排版从直观角度上是十分方便 的，但Excel的主要功能是计算而不是文字工作，微软公司office系 列软件中的Word才是文字排版的编排能手，举两个简单的例子： Excel的一个单元格内最多只能显示1024个字符，在很多文字编排 领域就不能满足需求；Excel在打印多页时对于页眉、页脚的控制功 能也比Word弱很多，不能方便控制输出不同的页眉和页脚。 其次，是安排使用的人员对于应用软件功能学习兴趣不高，不 愿意主动接受新知识、新事物，对于可能产生的效率变革抱有排斥 态度。消除误区和克服困难的方法是通过对使用人员的培训和积 极引导，使他们认识到办公软件对办公室工作效率提高的重要性及 对个人能力提高的好处，激发他们的学习兴趣，同时可以对使用能 力突出、通过学习培训效率大为提高的先进典型给予物质和精神 奖励。 明确了办