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PAGE 36 采购内部控制制度 第一章内控概述 一、定义与范围 本章所述采购循环的内部控制指对供应计划、采购作业、存货流转等采购业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。 二、控制目标 确保采购业务集中归集采购部运作，并纳入公司的全面经营预算和计划控制范围，避免重复采购和盲目采购； 确保采购业务在预先设定的规范的参数体系和分级授权的审核体系下进行，以实现采购业务发生的合理性、计划性、有效性； 主要控制节点 1、各营运部门的需求和请购 2、进货渠道建设 3、采购计划制定 4、采购定价 5、合同形成 控制政策与方法 1、归口各部门采购权，实施统一采购政策 管理层定期设定和调整个别特定自采权限和特定采购模式，其他物资、服务等采购权限归口采购部，实现集中操作、统一调度； 采购部统一采购管理模式、管理政策、货源管理和业务控制标准及流程，统筹规划批量物资需求，提高供应链整体的协同能力和反应能力。 2、采购作业计划性控制 在经营预算目标指导下，根据生产计划和各营运部门物资需求，形成中短期采购供应计划，直接规范采购作业指令和进度安排，保证充分及时、灵活调整的供应能力，并提供详尽的资金使用依据。 3、采购业务分级权限监控 采购业务程序中的各重要环节根据业务特点和金额大小等，分别接受不同级别的授权控制，减少业务运作的任意性和盲目性，强化权限决策和权限责任。 4、进货成本有效性控制 采用供应市场分析、供应商管理、实施特殊采购程序规范、定价权的授权控制等多种方法，实现综合供应成本的不断改进，促进优化成本管理之财务目标的实现。 第二章组织机构及岗位职责 相关部门职责 1、采购循环管理组织机构 ?采购部职责： 直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排，规划采购部内具体业务的管理模式； 实施归口物资的采购、配送运输，相关的物资购存进度及结构规划、物料流转帐表和报告、物流信息管理、物流成本控制； 与财务部在采购计划和进货成本控制方面形成主要工作接口，负责物资采购流程与进度的全面计划和控制，监督本部门预算指标的执行并汇总分析和报告预算完成情况； 实施材料市场行情调研和主要供应商调研，制定进货成本控制目标和控制方法，组织对采购业务执行过程、执行结果和供应商交易、供应商合作的考评，提交供应商汰换和新供应商引进的建议； 对采购作业、进货渠道选择、进货价格确定和其他采购费用进行规范性指导、监督，并负责采集、汇总、加工和提供采购业务相关的基础数据资料，包括供应商资料、材料市场行情、采购业务历史数据等； 分解采购计划，按相关规程、指标要求及授权范围操作执行具体采购业务，包括业务洽谈、询比价、下单、催单、查单、退货补货执行、差异记录等，形成自我监督和接受外部监督； 具体协调与供应商的合作关系，落实与供应商的交易合作策略，收集供应商和材料市场的基础信息，并形成档案； 2、供应循环涉及部门及职责 ?财务部： 按业务控制要点和权限划分范围参与采购循环控制，主要职权包括供应计划和资金计划的审定、重要合同会签、参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。 定期获得和汇总相关票据和明细帐表，负责重点环节审核、票据审核、对帐、核算。 ?各职能部门（生产技术管理部、项目工程部及其他）： 提出物资和劳务等项目请购需求，传递需求计划或请购需求，参与特定采购程序。 ?总经理办公室： 对采购合同进行法律条款审定，并负责最后合同签章。 ?内部审计师： 对采购作业和自采过程进行定期稽核，提交稽核报告。 二、部门岗位职责 ?总经理： 审核《年度采购预算》，并提交董事会审议； 主管公司全部采购事务； 任免采购部经理。 ?财务总监： 审核《年度采购预算》。 ?采购部经理： 负责公司采购供应的全部事务。协调和规划部门内具体工作，落实采购部相关预算任务，并根据预算限额控制本部门的业务运作； 审定采购业务关键考核指标的设定； 制订和调整供应商管理与合作的原则和政策； 审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施，审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施； 组织供应商规划和管理工作，制订进货价格成本控制目标和推进具体控制措施。 审核超预算采购支出和费用支出。 分解采购计划，下达采购指令，指导和监督采购员完成采购业务，完成的采购计划； 对采购员的供应商询比价进行基本控制审核，组织收集供应商和原材料市场的一般数据资料。 向总经理提议任免采购部主管、采购员。 ?采购员： 承接采购部经理相关指标，负责管理、协调公司采购、物流业务； 制订采购业务控制指标，汇总和提交采购方面的预算分析报告； 汇总、审核、修订和提交物资供应计划，根据计划审定结果下达采购指令，并组织完成采购计划； 制订并根据实际物料需求的变动调整生产性原辅料月度供应计划，监督采购计划完成情况和收集反馈信息； 制订五金、配件、劳保、办公用品等物资