文秘管理之接待工作.ppt

;;;;;;;;;;; 对等接待是最常用的接待方式。 高规格接待固然能表现出重视、友好，但它会占用主陪人过多的时间，经常使用会影响主陪人的正常的工作。 低规格接待有时是因单位的级别造成的，有时是另有原因，用得不好，会影响与对方的关系； ;2.影响到接待规格的还有如下一些因素 （1）对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待。 （2）一些突然的变化会影响到既定的接待规格。 （3）对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。 接待规格的最终决定权在上司里，秘书 仅提供参考意见。 ;（6）、制定接待工作计划 主要内容：确定接待规格、人员、拟定日程安排、提供经费列支。 1）主要陪同人员； 2）主要工作人员； 3）住宿地点、标准、房间数量； 4）宴请时间、地点、标准、人数； 5）会见、会谈时间、地点、参与人员; 形成的文件： 1、人员安排表 2、日程安排表 3、接待经费列支 （1）工作经费 （2）住宿费 （3）餐饮费 （4）劳务费 （5）交通费 （6）参观、游览、娱乐费用 （7）纪念品费 （8）宣传、公关费用 （9）其他费用 ;接待的工作程序？;第四章迎送礼仪;迎送礼仪;一、接待准备;1、接待预约;2、接待规格;3、接待人员;4、接待环境准备;小贴士;5、迎接程序;二、迎送;小贴士;（二）接站;3、介绍;4、献花;5、鸣礼炮;6、陪同乘车;补充;主人;当两人的时候，客人走在右侧。 当三人的时候，主宾应走在中间，主陪走在左侧，与主宾并排。 随行人员要走在后面，不能并排。 进入会议室，服务员要为客人拿外套、雨具等，并放置好。 对身份高或远道而来的客人不宜马上安排活动，应该让客人稍微休息。;二、待客;2、敬茶;3、注意事项;三、送客;常用礼仪规范之合影的排座;（一）、国内合影的排位习惯 国内合影时的排位，一般讲究“居前为上”、“居中为上”和“以左为上”。具体来看，它又有“人数为单” 与“人数为双” 的分别。在合影时，国内的习惯做法通常是主方人员居右，客方人员居左，即“以左为尊”。 　　(二) 涉外合影的排位惯例 　　在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，讲究“以右为尊”，即宜令主人居中，主宾居右，其他双方人员分主左宾右依次排开。简而言之，就是讲究“以右为上” 。 ;;第五节商务会见礼仪;商务会见礼仪;称呼礼仪;在商务交往中，称呼要求庄重、正式和规范。在称呼他人时应使用尊敬的衔称，一般是“就高不就低”。 通用的称呼： 使用（行政）职务的称呼：李局长、张经理，马主任、刘科长等； 使用学位头衔、技术职称的称呼：博士、律师、教授、工程师、会计师等含金量较高的职称或学位； 使用行业称呼：警官、老师、医生、司机等； 使用泛尊称（按性别不同）：先生、女士、小姐、夫人等； 直呼姓名：一般限于同事、熟人之间。 ;商务交往中失敬的称呼： 不用无称呼：没有称呼是失礼的，是没修养的标志。 不用替代性称呼：如用号码代替客人，一号、二号…… 不用非正式称呼（庸俗称呼）：哥儿们、兄弟…… 不用非正式的简称：黄局、李处、倪董…… 不用地方性称呼:伙计、师傅、大妈、大叔、大哥、大姐（内地与北方） …… 不使用错误称呼：常见的是生僻姓氏的误读，如：区、乐、仇、单、解、卜、任、尉迟等。;问候礼仪;问候的方式：语言问候和动作问候 语言问候： 你好！ 早上好——上午10点以前 晚上好——太阳落山之后 语言问候总的原则：越简单越好。 ;动作问候：点头、鞠躬、握手、拥抱、吻礼等。 双方近距离相遇，一般使用语言问候；经常见面的人相遇时，可只点头相互致意；在特定场合（酒会、舞会）双方距离稍远时一般点头即可。 在涉外交往中，与外国人见面时，根据交往对象、场合的不同，动作问候也不同。 对日本、朝鲜等一些东方国家的人，最常见的礼节是鞠躬； 欧洲人和美洲人常见的礼节是拥抱和握手，有时握手后还伴以吻礼。 ;介绍礼仪;自我介绍应注意： 自我介绍的顺序； 介绍时内容要全面、时间要简短； 介绍时要自然大方，表达清晰，同时要把握好介绍的分寸； 介绍时若单位和部门头衔较长，要注意第一次介绍时使用全称，以后才可以用简称。;自我介绍内容： 单位（全 称） 部门 职务 姓名;介绍礼仪—他人介绍;介绍礼仪—他人介绍; ;介绍时的姿态： 介绍时不可用单手指指点对方，而应手掌心向上，五指并拢，胳膊向外微伸且斜向被介绍者