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PAGE PAGE 14 计划合约部档案管理实施细则 第一章 总 则 第一条 为了建立健全公司档案工作，使之更好地为公司发展服务，根据国家有关档案法规和公司的档案管理制度，结合本部门的实际情况特制定本办法。 第二条 本办法所指档案，是指部门在经营和管理工作中形成的各种有价值的文件、记录、合同、签证等不同形式或载体的历史记录。 第三条 档案的管理原则 （一）统一领导、分级管理，确保各类档案的完整、准确、安全，便于有效地利用。 （二）档案管理遵照沣东地产工程档案管理制度执行。 （三）手工档案和电脑档案同时并存。 第二章 档案管理职责 第四条 针对计划合约部的档案工作进行统一管理。其主要职责是： （一）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策； （二）建立部门档案管理的规章制度； （三）负责本部门各类文件的收集、整理、立卷、归档、保管与利用等工作。 （四）严格执行保密制度，做好档案密级划分和守密工作； （五）负责档案的开发和利用工作，为公司各项工作服务； （六）公司领导交办的其他有关档案工作； 第三章　档案的整理方法及归档要求 第五条　归档文件材料应符合以下基本要求： （一）以公司名义制发的一般性文件存正本和定稿，重要性文件存正本、定稿和草稿三种文本。 （二）以中心（部门）名义制发的文件存正本和定稿两种文本。 （三）文件附件要完整。 （四）请示与批复要完整，如果是电话批复或口头批复，应存电话记录或由经办人员另附说明，并请批复领导签字。 （五）转发文件应附原件。 （六）凡归档文件无论是收文、发文或无文号文件都应存正件，一般不得用传真件和复印件代替。 （七）对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（热敏纸传真件）以及破损文件，应复制后归档。 （八）归档文件不得使用废纸或单页废的纸张。对归档文件中不规范的用纸，须退回。对个别无法重印或复印的，要作相应的文字说明。 （九）纸张大小采用国际标准A4型。 （十）纸质档案和电子档案同时并存。 第四章 档案的移交与管理 第六条　各经办工程师在每件工作结束后应及时把相关文件材料完整的移交至部门内勤处。在移交档案时，应办理交接手续，填写记录表格《档案移交（接收）登记簿》（附件1），经核对无误后，应由双方经办人签字。 第七条 本部门日常工作中生成的未达到移交条件的文件，由各专业工程师自行采用档案盒、文件夹等妥善保管。 第八条　档案形成后由部门内勤员负责整理、立卷、编制档案保管清单。档案在办结后按公司档案管理办法移交公司综合部统一存档管理。 第五章 档案的借阅利用 第九条 本公司人员因工作需要查调档案时，必须办理借阅登记手续，填写《档案（资料）利用登记表》（附件2），并及时归还。 第十条 涉密文件的借阅或携出应按公司保密管理制度的有关规定执行。 第十一条 借阅人员对所借档案负有安全保密、妥善保管的责任。不得在档案上涂改，不得随意抽取，不得自行转借。 第十二条 外单位人员借用本公司档案时，必须持有单位介绍信，经公司领导批准后，可在档案室查阅，一般不准借出。 第十三条 借出档案时，必须严格履行登记手续，归还时注意检查并注销。 第十四条 档案资料复制，应按照公司保密管理规定做好登记。 第六章 档案的统计 第十五条 建立健全档案统计台帐（附件3）。 第十六条 计划合约部收、发文登记表（附件4）。 第十七条 计划合约部资料清单（附件5） 附件1： 档案移交（接收）登记簿 计划合约部 项目合同、标书、文件档案移交登记表（收文） 序号 编号 名称 原件/复印件 移交日期 份数 移交人 经办人 备注  附件2：档案（资料）使用登记簿 序号 名称 使用日期 使用部门 使用形式 卷内件数 使用人 经办人 归还日期 审批人（密级文件） 借阅 查阅 咨询 复制 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 附件3：档案统计记录表 序号 类别 归属类型 阶段 招标项目名称 文件名称 数量 正本/副本/原件/复印件 文件编制单位 项目名称 档案内容 案卷编号 储存位置 归档日期 文件日期 电子文档 附件4：计划合约部收、发文登记表 计划合约部收文登记表 序号 日期 名称 文号 来件部门