文建会南区资讯中心公文管理系统建置案.pptVIP

報告人:英福達公司 諶家偉 文書組 葉明源 日 期：100年11月14日(星期二)1400 「公文管理系統上線說明會」 (登記桌) p0 * 會議進程 上線重點說明 新舊系統操作差異說明: 登記桌簽收、送件等處理。 列印送件清單(傳遞清單) 承辦人辦理流程圖說明。 實例說明與演示 * 系統登入位置: Https://.tw 11/21 起新收來文與創文以新系統取號開始，原辦理中公文需在原公文系統中辦結。 初期上線以紙本流程為主，線上簽核功能預計101年元月啟用。 新系統公文文號100年度為與舊系統區隔，故以10萬號開始取號，例如1000100001 (收發同號10碼流水號連續累計，不區分單位) 廠商駐點客服專線(Call Center) 3366-2134(文書組) 3366-2129、3366-2147、3366-5292 本系統上線日期為100/11/21起 * 承辦人新舊系統操作差異說明 * 單位收文 1.紙本公文 於收到紙本公文後，線上點選公文並簽收。 2.電子公文 線上點選公文並簽收。 於收到紙本公文後，輸入公文文號（或公文追蹤碼）線上簽收。 單位分文 依案情於線上登錄分文(或於請示主管後)給二級單位或承辦人。 1.紙本公文 1.1 分文至二級單位 1.1.1列印送文報表 1.1.3以公文交換或專人遞送方式送交相關公文 1.2分文至同單位之承辦人 紙本傳遞分文至承辦人 2.電子公文 依各單位情形自行決定於一級、二級單位或承辦人端列印紙本公文，如採線上簽核者可不列印公文。 依案情登錄分文(或於請示主管後)給二級單位或承辦人。 (同左1.1?1.2) 退分文 紙本公文 1.1線上填寫退文分辦單 1.2執行「表單改紙本送出」 1.3列印紙本核章並送陳核 1.4長官核章後連同公文送分文單位 線上簽核 1.1線上填寫退文分辦單 1.2核章後送長官陳核 1.3長官同意後系統自動送出至改分單位 1.1填寫退文分辦單 1.2長官核章後連同公文送改分單位。 「公文公告」收取與轉發 於單位之「公文訊息」資料夾中收取公文並執行請示或轉發承辦人。 紙本公文分送單位或承辦人 公文公告系統收取公文，線上轉發或影印分送各單位或人員。 「公文訊息」資料夾分為「個人訊息」及「公文公告」2種 作業項目 操作說明 備 註 新公文系統 現行公文系統 認識新系統畫面與重要功能 * 個人密碼、分機、Emil與憑證資訊 請假設定代理人請來此設定 校內發文，受文者與您有關的公文訊息請在此閱讀。 現行公文、歷史公文、表單等資訊查詢 線上說明手冊、QA、必要安裝工具 紙本流程文書類表單(ex:簽稿會核單、退文改分單..請在此下載使用) 提供離線使用公文製作繕打功能 提供來文主動彈跳訊息(類似msn) 創簽稿 製作 發文完成、或其他人傳閱給您參考的公文 申請線上調卷核准的結果 稽催通知訊息與線上回復原因 工作桌與待處理公文夾 登記桌簽收作業 登記桌人員在紙本公文傳遞需簽收時，可利用連續條碼方式進行單筆或批次(配合送件單) 簽收確認。 登記桌或承辦人 申請改分與重分的區別 * 申請重分 申請改分 線上執行退文改分單並選取建議改分單位，由送請單位主管核准後改分其他單位。 填寫退回理由，線上退回給分文者(登記桌或主管)，請分文人員重新指派其他人 跨(一級) 單位的改分 屬於本(一級) 單位內部改分 登記桌分文與改分作業 填寫退回理由，線上退回給分文者(登記桌或主管)，請分文人員重新指派其他人 (單位內的改分) 線上執行退文改分單並選取建議改分單位，由送請單位主管核准後改分其他單位。 (跨單位的改分) 當收到外來文或會辦文，需指派承辦人。 代理時設定不轉移給代理人處理的公文 登記桌送文處理作業 主管決行(或代判)後批示發文的公文，送文書組 主管決行(或代判)後批示不發文或無需發文的公文，送檔案股簽收 主管決行(或代判)後有意見需回承辦人處理的，依據流程逐層送回 (選擇交換單位) 此公文尚有後續流程，待本單位簽核完畢繼續送出下一關卡 需要加會或轉陳其他單位，修改預設流程 (選擇交換單位) 主管未決行，退回承辦人處理 (選擇交換單位) 登記桌送文傳送清單列印 執行傳送清單列印預設待出先前處理公文清單(依據順序排序) 可利用進階查詢，查出之前送出的時間記錄進行補印。 承辦人來文辦理作業流程圖 承辦人創簽稿作業流程 支援多簽多稿，以達到先簽後稿、簽稿並陳、以稿代簽。 附件可選擇發文附件或參考附件，可標示為電子或紙本附件。 發文稿受文者的傳遞方式 * 一、公文訊息: 校內受文者，對方可透過公文訊息轉發給單位內相關人員，並會留下閱讀紀錄。 二、電子交換:當本文與附件均為電子檔，且對方屬性為交換機關，可選用此方式。 三、紙本:當附件為實體或受文者必須