岭南大学学生会社会科学联会会议纪录.DOC

第五十八次會議紀錄 PAGE 4 2003-2004年度 嶺南大學學生會社會科學聯會第七屆執委會 第五十八次會議紀錄 日期: 25/11/2003 時間: 9:30 pm 地點: Hall B Meeting Room 出席者: 非凡, ,Sam, Amanda,娜,肥Tim, Zoe,浩,家誠,Carol, Gela ,Grace, Cannie, Ken, Sin 一. 省覽及通過上次會議記錄 二. 討論事項 Annual Dinner檢討會 1. 解介問題 1.1 因為很多工作人員臨時不能依時出席準備工作，故大多數工作人員都是臨時被安排工作，他們出現到場後但沒有合適工作被閒置的情況出現 1.2 臨時調動工作人員沒有問題，但必須注意要清楚解介其工作職責 2. 準備工作: 2.1 控制時間問題 因為社科週於Annual Dinner籌備期間進行，故工作量大延誤揾場的工作 2.1.1 應只由兩個PIC睇場，多些莊員睇場可對場地有更客觀的評價 2.1.2 建議揾場前要先定好目標、預算案及莊重的程度，以便能夠設定一個範圍,方便揾場 2.1.3 預早進行準備(如核對菜單及價錢等)後再睇場可以更慳時間 2.1.4 建議睇場時帶備數碼相機以便拍攝場地照片供參考 2.1.5 建議可提早確認場地以便確定其他細則出邀請信 2.1.6要親身與酒店議定場地及價錢等 2.2. 宣傳 是次Annual Dinner的E-mail可連結到有酒店照片的網頁，建議可以同時透過ICQ發送該網頁予社科人。 2.2.2 第一次的E-mail沒有加上效果的原因: 2.2.2.1因為是次主要為邀請信的目的 2.2.2.2其後的E-mail已加上效果以引起同學對Annual Dinner的注意 宣傳不能明確帶出是次Annual Dinner的主題，缺少了對象及主 題。特出主題能夠吸引更多參加者。例如, 是次賣點重點在於場地，但宣傳不能特出。另外，每個活動都會有其目的，不是因為以往有搞就要搞，而今年Annual Dinner的目的就是為舊生聯誼 建議要設定好Annual Dinner的目的，再平衡場地、價錢及時間等以便達到Annual Dinner的目的。例如今年出席的舊生不多的原因在於價錢問題。 橫額於Annual Dinner一星期前才掛上。橫額太遲掛，因為SSW進行當中，另外CO又遲遲未能確定 橫額位。另外，因為橫額要於Annual Dinner當日掛於場內，故不能掛於Soc Build太耐以免有耗損。 宣傳單張並沒有大量制作，因為是次Annual Dinner門票供不應求。宣傳可縮減。 2.3 . 邀請Professors問題 2.3.1 反應尚算成功，約有十多個Professors已付錢出席(但有些臨時缺席)，現金及禮物的贊助亦很多 2.3.2 建議可早些印製門票以便可更早出售門票予Professors 2.3.3 邀請校長要於很早進行 2.3.4 第二次與第一次揾Professors時間相距太遠，更進工作太遲進行。 2.3.5 第一次揾Professors時應確定好資料，以便讓Professor能作出是否出席的決定 2.3.6 未確定細節仍可口頭上向Tutors傳宣將舉行Annual Dinner 2.3.7 第一次邀請Professors未有人名表 2.4. 揾MC問題 2.4.1 太遲揾MC。應在有人選後立即確定目標人選及排先後次序，盡快確定MC目標人選，若他們不能出席才問其次人選 2.4.2 MC稿太遲出(因為流程表遲出)，MC沒有足夠時間對稿，另外又不夠時間予MC向莊員採排一次 2.5 Rundown事宜 2.5.1 PIC應於籌備Annual Dinner早期就揾上屆PIC商討有關事宜 2.5.2 流程可詳盡些，並清楚列明各人負責的工作 2.6 參加人數問題 2.6.1 是次活動有太多參加者，是否應該加名額問題: 預算案不能支持; 另外是搞活動的原則問題，已計劃好的不能隨便變動 2.7. Ticket問題 2.7.1 門票要有Soc印防假門票 2.7.2 今年門票沒有蓋Soc印，但因為買門票時有記底名及個人資料, 所以沒有出現混亂 3. Annual Dinner當日問題 3.1.學校方面: 3.1.1有參加者埋怨等得太久，六時已到Main Build集合，但城巴六半已到 ?提早集合的原因是要防止因有人遲到而阻礙出車時間及流程 ?城巴其實於六半前已到，只駛停留在北閘，待人齊後由莊員聯絡司機把車駛到正門讓同學上車 ?建議可預備攝影師負責幫早到的參加者先影相，令他們不會覺得太悶或有等得太久的感覺 3.1.2很多Professors及職員都不願告知其手提