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档案分类编号规定 一、总则 为了科学地管理本公司的档案，使之便于查找利用，充分发挥档案的信息作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本规定。 二、档案分类 本公司档案按照各项业务活动中形成的文件材料内容，具体特征结合分类，本着保持档案材料有机联系和便于保管利用的原则，根据本公司的具体情况，特将公司全部档案分为八大类进行保管。 序号 名 称 代号 1 合 同 类 H 2 行政管理类 G 3 会计档案类 K 4 资 产 类 Z 5 声 像 类 S 6 荣誉证书类 R 7 项目管理类 X 8 图书管理类 T 三、档案编号方法 本公司档案编号由企业代号，档案分类号，档案属类号、年代号及案卷顺序号五部分组成。公司代号与档案代号用“/”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间用“—”隔开。 “JA”为公司代号，即为“深圳市姜峰室内设计有限公司”英文名称的缩写。 档案保管期限的代号：永久卷用“A”表示；长期卷用“B”表示；短期卷用“C”表示，标在挡案袋的封面上。 四、公司各类档案编号模式： 1、合同类：JA /H—X—XXXX—XXX 年代号案卷顺序号 年代号 案卷顺序号 属类号 合同类属类号分为：S设计类；T其他类。 2、行政管理类：JA /G —X—XXXX—XXX 案卷顺序号 案卷顺序号 年代号 年代号 属类号 行政管理类属类号分为：Z政务综合；R人事管理以及培训计划；H会议纪要、总结汇报； D档案信息管理。 3、会计档案类：JA /K—X—XXXX—XXX 案卷顺序号 案卷顺序号 年代号 年代号 属类号 会计档案类属类号分为：P凭证类；Z帐簿类；B报表类；H综合类。 4、资 产 类：JA /Z—X—XXX 案卷顺序号 案卷顺序号 属类号 属类号 资产类属类号分为：D电器类；J家具类；S设备类。 5、声 像 类：JA /S—X—XXXX—XXX 案卷顺序号 案卷顺序号 年代号 年代号 属类号 声像类属类号分为：L录象带类；Z照片类；P反转片类；G光盘类。 6、荣誉证书类：JA /R—X——XXX 案卷顺序号 案卷顺序号 属类号 荣誉证书类属类号分为：Z证书类；B奖杯类。 7、项目管理类：JA /M—XXX——XXXX—XXX 案卷顺序号 案卷顺序号 年代号 年代号 项目名称 8、图书管理类：JA /T—XX——XXX 编码 属类号 图书管理类属类号：建筑工具书JG；其他工具书QG；建筑书JH；美术书MS；购买杂志GZ；订杂志DZ。 五、档案编号示例： JA /H — S — 2006 —026 上述编号的文件是：深圳市姜峰室内设计有限公司2006年合同档案设计类第026号文件。 附件一： 归档范围及保管期限表 名称 属类号 归 档 范 围 保 管 期 限 （H） 合同 类 S T 1、设计合同 2、其它类合同 永久 长期 （G） 行 政 管 理 类 （Z） 政 务 综 合 1、筹建本公司的可行性报告，申请与政府批文。 2、营业执照、资质证书 3、公司验资报告 4、公司的经营目标、长期规划以及总体发展规划。 5、本公司董事会议 （1）会议纪要、记录、重要的汇报材料。 （2）一般性文件。 6、本公司颁发的决定、决议、指示、条例、规定、通知、通报等。 （1）重要的 （2）一般的 7、公司关于企业管理的各项规章制度，以及各职能部门的职责范围和岗位责任制。 8、公司的设计部的各种工作流程、出图制度以及质量控制管理的相关规定。 9、公司的财务的基本情况报表。 （1）年度的； （2）季度和月份的。 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 长期 长期 长期 永久 永久 （H） 会总 议结 纪汇 要报 1、本公司的各种工作计划、总结、报告。 （1）年度或年度以上的。 （2）季度、月份的。 2、本公司各职能部门形成的工作计划、总结。 3、公司会议形成的重要文件、记录。 4、公司年度活动计划。 长期 长期或短期 长期或短期 长期 长期 （D） 档案 信息管理 1、本公司概况，大事记及反映本公司重要活动的各种文件材料。 2、本公司编印的简报。 3、本公司档案管理各种规章制度和办法。 4、本公司档案验收文件以及交接清单。 5、档案目录、销毁清册、凭证。 6、本公司财产、物资等的交接凭证、清册。 永久 长期 永久 永久 长期 长期 名称 属类号 归 档 范 围 保 管 期 限 （R） 人 事 管 理 · 培 训 计 划 1、本公司对职工任免、升级、调资、技术职称聘任的文件资料。 2、本公司人事劳资方面的各项规章制度。 3、本公司对职工奖励、处分的文件资料。 4、本公司录用、转正、定级、调资的文件材料。 5