办公中级教材.doc

PAGE 4 STYLEREF 标题 1 第一章 概述 STYLEREF 标题 1 第一章 概述 PAGE 4 第一章 概述 在人才激烈竞争的今天，企业对人才的要求越来越高。对文秘工作人员的要求除了具备良好的职业素质外，还要掌握高效的办公软件。所以要做一名出色的办公文秘人员就要掌握高效的办公软件和具备良好的职业素质。 1.1秘书及秘书工作 1.1.1什么是秘书？ 对于“秘书”这个概念，现在一般都解释为担任“秘书”职位的人。所谓“秘书人员”，有狭义和广义两种解释。狭义的“秘书人员”，即指“秘书”；广义的“秘书人员”还包括虽不在担任“秘书”职位，但所从事的工作与秘书相仿的人。我国共产党机关以及企事业单位办公室中的某些办公人员，英美等国“office boy”、“office girl”（受雇从事办公室事务工作的青年男女），实际上就属于广义的秘书人员的范畴。很显然，广义的“秘书人员”的含义，要比狭义的“秘书”宽泛的多。这里应该指出的是，世界各国设有多种带有“秘书”二字的职位或职称，如国务秘书、外交秘书、公司秘书、法律秘书、医学秘书等，但人们通常所说的“秘书”仅指一般行政秘书。本书讨论的“秘书”，专指一般行政秘书。 对于“秘书”的定义，有如下几种说法： 1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上，将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。 《辞海》中对于“秘书”的定义解释为：秘书即领导的助手。 《现代汉语词典》中对于“秘书”的定义解释:为：秘书是掌管文书并协助机关或政府部门负责人处理日常工作的人。 《英汉词典》中对于“秘书”的定义解释为：秘书缘于拉丁文secretaries，意即“可靠的职员”。 通用秘书学教材，综合了以往各说之长，重新给秘书下了一个定义。 狭义秘书的定义是：“专门从事办公室程序性工作、挟制领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员”。 广义秘书的定义是：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务的人员”。 1.1.2什么是秘书工作？ 关于秘书工作的含义，过去出版的秘书学著作对此做了多种解释。有的认为，“秘书工作是个含义很广的概念……，在大一点的机关，常常有专管起草文件的，有专管综合材料处理信息的，有专管办理文件的，有专管接待来访和来信的，有专管会务和社会活动的，等等。这些总起来说都是秘书工作。”有的认为，“秘书工作，原意是指秘书文件工作，即文书的撰写、处理和保管工作，这是狭义的理解……秘书工作还包括一般事务与管理工作” 。有的认为，“全部秘书工作，无非是‘参与政务，管理事务’”。有的认为，“秘书工作内容繁多，其职责范围涉及文件处理、立卷归档、调查研究、拟稿撰文、组织会议、咨询服务、信访情报以及其他管理事务，等等。”上述这些解释虽然说法各异，但有一点是相同的，即都是着眼于我国现行秘书工作的内容而做出的解释。这样的解释，对了解我国现行秘书工作的内容是有益的，但对“秘书工作”这个概念的认识却是不够全面的。如果我们把视野放开，不只是局限于我国现行的秘书工作的内容的话，那么，对其还可以做出多种解释。这些多维的而不是单一拘泥于我国现行秘书工作内容的解释，对于完整、准确地理解“秘书工作”这一概念不仅有益，而且是必不可少的。而只有在对秘书工作这一概念有了比较完整、准确的认识之后，我们才可能据此把握秘书工作的任务和责任，对于如何做好秘书工作有一个比较清晰而完整的认识。 秘书部门相对于领导机构说是一个办事机构，它要及时、准确地完成领导交办的各项事务工作。但它又不同于机关或单位内部的其他职能部门。提前职能部门的工作是比较专一的，例如在企业内部，生产部门负责生产，销售部门负责销售，技术、人事、宣传等部门分别负责技术革新、人事管理、宣传教育等方面工作，分工明确，各司其职；而秘书部门则是综合机构，主要起协调、沟通、平衡以及一定的管理作用。力量能够到决策机构依靠秘书部门达到制定决策、落实计划、对职能部门进行管理的目的。而职能部门则通过秘书部门的沟通联络，领会上级指示精神，同时使下情上达。所以，秘书部门的工作是介于决策机构和职能机构之间的桥梁和纽带。它的工作十分重要，而同时它的工作成果和整体形象，又是通过领导机构的活动成果和本单位职能部门协同努力工作创造的组织形象体现出来的。这种活动的中介性和成果的隐匿性正是秘书工作的本质特性。 综上所述，不难看出，秘书工作是党政机关、部队、群众团体、企事业单位的领导实施科学化、民主化和法制化管理行为所必不可少的辅助工作。 1.1.3什么是秘书工作的指导思想？ 秘书工作的指