XX集团接待管理制度.pdfVIP

美亚集团接待管理制度 一、目的 客户接待是公司行政事务和公关活动的重要部分， 为了使宾客接待工作规范 有序，树立统一的公司形象，特制定本制度。 二、适用范围 美亚集团有限公司及下属各控股子公司、分公司。 （一）术语与定义 无 （二）职责 1、集团总裁办公室 集团总裁办公室是集团接待管理办法的制定机构及接待管理执行机构， 在集 团公司总裁领导下开展工作，其职责包括： 1）制订和修订美亚集团接待管理办法。 2 ）负责落实接待工作，包括接待计划、费用预算、组织实施等。 3 ）组织对集团接待工作相关重要问题的研究。 4 ）监督各分、子公司严格执行集团接待管理办法。 注：某些政府关系维护， 董事会办公室会据此办法执行接待工作， 由总裁办协调 一起执行。 2、集团各职能部门及各子公司 集团各职能部门及各子公司是集团接待工作的执行监督机构，其职责包括： 1）参与制订和修订美亚集团接待管理办法。 2 ）参与对集团接待工作相关重要问题的研究。 三、程序和内容 （一）接待范围 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门， 以及各分、 子公司经营管理活动所必 需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。包括： 1、公司及所属各分子公司所在地各级党政机关、投资方等来员视察、参观。 2、公司领导的客人、合作单位人员来司交流、参观、访问。 3、有关业务单位来员洽谈业务。 1 4 、受有关单位安排来访的外宾或考察团等。 （二）接待部门 1、公司总裁办公室为公司负责宾客接待的职能部门。 2、遇到重大接待工作和活动， 可由总裁办公室协调若干部门共同做好该项工作， 有关部门应积极主动配合。 （三）接待分工职责。 1、总公司总裁办、董办或分支机构行政部牵头负责接待工作，并根据具体情况 请示有关领导后协调各相关机构或部门进行接待安排。 2、前台文员或董事长秘书，提供信息沟通保障，进行调度控制和来客记录。 前 台文员礼貌询问，并通报行政管理部及经办部门相关负责人。 3、市场部做好宣传报道工作，包括根据需要制作、悬挂欢迎横幅或水牌，邀请 新闻媒体，相关活动的摄影、摄像及视频制作等。 3、行政部，提供良好的接待环境，协助招待的会议室定时进行清扫。 做好后勤 服务工作，包括住宿、用餐等，做到热情、周到、安全、卫生。 4 、总裁办主任或董事会秘书，负责贵宾招待，并陪同洽谈及参观介绍。 总裁办 或执行部门（如董办）根据来客的身份确定接待类型，如来客需就餐、住宿，则 要根据接待类型予以安排。根据需要，突发、应急接待工作可临时协调布置，请 有关机构或部门予以配合。 5、经办部门，负责接待来客，并进行相应的业务洽谈。接待经办部门的相关负 责人带领来客到相应的接待室，接待洽谈。接待贵宾时。接待完毕，相关接待人 员礼貌相送。 联系相关机构或部门做好参观的协调工作，根据需要确定参观等。 6、总裁办或董事会办公室根据接待性质和规格，经领导批准后可以协调相关机 构或部门负责具体的接待，办公室或综合管理部根据接待需求做好相应准备工 作。 （四）接待原则 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。 1、平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一 般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 2、对口原则。各职能部门和子公司对口接待，且由出面接待的部门或子公司派 2 人协助行程安排、内部协调、费用结算等工作。综合性接待或对口部门 / 子公司 无法安排工作人员陪同的情况下，由总裁办公室负责接待。 3、节约原则。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数原则上不多 于宾客人数。 4