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电子政务环境下数字档案登记备份体系的构建研究 谭必勇/张莹 2012-11-22 16:46:56　　来源：《浙江档案》(杭州)2010年12期 　　【英文标题】Construction of the Registration Backup System of Digital Archives under E-government　　【作者简介】谭必勇、张莹，山东大学历史文化学院（济南250100）。　　【内容提要】 电子政务的发展伴随着大量电子文件和数字档案的产生，由于电子文件本身具有可变性等特点使其原始性、真实性受到挑战。利用现代信息技术对电子文件和数字档案进行登记认证和数字备份是维护档案凭证价值和法律效力的有效措施。笔者在阐述国外档案登记备份工作实践的基础上，分析了我国数字档案登记备份工作开展的背景，提出了我国数字档案登记备份体系的构建要素。 　　【关 键 词】电子政务/数字档案/登记/备份　　　　电子政务的本质是政府凭借计算机技术、现代通信技术等高新技术在安全可靠的网络平台上全方位行使管理职能、开展政务活动[1]。电子政务的开展过程中伴随着大量电子文件和数字档案的产生，它们同传统的纸质档案、声像档案一样记录了机关、团体、企事业单位和其他社会组织的真实活动，具有重要的保存价值。然而网络环境下产生的电子文件和数字档案其内容信息具有可变性、可操作性且修改后不易被察觉，使得电子文件和数字档案的原始性、真实性、完整性受到了极大挑战。世界上许多国家和地区都在积极探索各种制度和技术措施以维护电子文件的安全，保障其法律凭证价值。作为适应档案管理客体变化而建立的一项有助于国家和社会历史记忆安全、完整、可用的创新性制度[2]，“电子文件和数字档案登记备份”制度具有极大的理论创新价值和实践推广前景。　　一、国外数字档案登记备份制度的实践状况　　电子文件和数字档案登记备份制度是电子文件管理时代的产物，但其思想渊源可以追溯到传统档案管理环境下的文档登记管理活动，而在新的信息技术环境下，面临维护电子文件和数字档案真实性、完整性、可靠性和可用性的巨大压力，英美等国进行了相关的探索。　　(一)英国　　英国于1945年成立了国家档案登记室(The National Register of Archives)，作为历史手稿委员会的一个分支，位于英国公共档案馆内。为了保障档案的安全以及维护档案的证据价值等因素都促使了国家档案登记室的成立，它的主要目标是确认英国所有当地的档案案卷的位置和内容，所有由登记室记录的材料都可以通过位置或者所有者的名字进行查询。登记室通过张贴海报、广播秀以及举办会议等媒介公开自己的活动，但主要的媒介是出版期刊——《国家档案登记室》[3]。　　信息技术的发展给英国国家登记工作带来了深刻的影响。1995年，国家档案登记系统的索引实现了在线查询，从此越来越多的档案目录提供电子版索引。国家档案登记系统的档案材料主要通过以下途径收集：机构和组织移交给英国国家档案馆的档案案卷目录；历史手稿委员会成员每年在其领域内所发现的未知的珍贵材料和附加报告，所有的信息来源均录入档案登记系统的索引中[4]。现在人们可以通过英国国家档案馆下的国家档案登记系统(National Register of Archives)查询登记室中所包含的档案材料[5]，它提供了超过44000条未出版的档案案卷和目录，并为利用者提供了机构名称、人名、姓和地名四种查询路径。同时，当地人也可通过访问国家档案馆读者查阅室查询相关档案。　　(二)美国　　美国是世界上最早开展电子政务的国家之一，面对政务活动中产生的大量电子数据和信息，如何保障其安全和真实性成为各界关注的焦点。人为或者自然因素对系统所造成的破坏以及计算机本身硬件或软件故障造成数据的破坏或丢失，都会对档案信息带来致命的损害。因此，对档案数据特别是重要档案进行数据备份对提升机构的容灾能力具有十分重要的意义。　　美国许多州制定了公共档案登记备份以及备份档案再利用和销毁的相关政策，以北卡罗来纳州(North Carolina)为例，它对档案备份的相关政策做了如下规定[6]：(1)机关应该在他们的资产保护文件内记录他们所使用的备份政策以及如何使用。因为一旦确定了一个档案案卷使用的备份政策，往往同样适用于具有类似价值的案卷，所以为了提高备份效率应该将备份政策适用于何种序列的案卷记录清楚。(2)每一个机关必须为每个案卷确定其可恢复的最低限度。有些案卷不适用于已确定的备份政策，然而机构为了保证每天的运转又必须保护好这些案卷，对于这些具有档案、法律、财政或其他价值的案卷，机构必须对其进行备份保存且保存时间应与原件的保存时间长度相当。对于只进行电子保存的档案，特别是那些具有长久档案、法律、财政