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采购管理制度 XXX股份有限公司 文件编号 XX007 版 本 A0 页 码 PAGE 1/8 XXX股份有限公司 采购管理制度 文件编号 版 本 生效日期 XX007 A0 2018年08月01日 制 定 审 核 核 准 修 订 记 录 序号 修 订 摘 要 修订人 核准人 第一章 总则 为规范XXX股份有限公司（以下简称“公司”）采购行为，加强对采购活动的管理与监督，有效控制采购成本，防范采购风险，保障库存的合理性，确保公司财产安全和流通，特制定本制度。 本制度所称“采购”，是指购买物资（包括购买劳务)及支付款项等相关活动。 本制度适用于本公司及各子公司、分公司（以下简称“下属公司”。下属公司可根据本制度制定具体的实施细则，并报公司财务部门备案。 公司采购遵循“公开、公正、公平”和“确保公司利益最大化”的原则，贯彻不相容职务分离的原则。 公司重要货物、工程及服务均采用集中采购的模式。 第二章 采购管理组织机构 公司设立负责采购部，统一管理公司物资采购工作，履行以下主要职责： (一) 充分跟公司各部门和下属公司进行沟通，根据公司可能采购的所有货物进行详细的市场调研，明确不同供应商可能供应的材料的质量、价格及供应商的供货能力，制定采购战略并为公司提供决策依据。 (二) 负责制定公司采购管理制度，定期检查下属公司相关制度执行情况，建立定期跟踪机制和定期报告机制。 (三) 根据各部门和下属公司报批的采购需求实施采购，保证供货及时性。 (四) 负责指导和协助下属公司的自行采购工作。 (五) 负责建立供应商管理档案，定期对供应商的货物品质、交货期限、价格、服务、信誉等进行分析，为公司经常性采购的货物优选2～3 家做相对固定的供应商。 (六) 负责建立采购管理档案，定期分析和汇报各项采购工作。 (七) 负责公司采购货物的状态管理，及时掌握货物的状态信息。 公司各部门及下属公司负责配合和执行公司集中采购结果，组织实施本单位采购工作，其主要职责如下： (一) 参与编制公司集中采购物资年度计划； (二) 负责提交已审定后的物资需求计划、进度要求和技术规范书； (三) 负责合同履约过程中的技术问题，配合合同变更技术谈判等工作； (四) 负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算； (五) 依据授权，组织本单位有关物资采购工作； (六) 配合物资采购、监造和检验； (七) 参与集中采购物资供应商推荐和考核工作； (八) 根据公司的管理制度，制定本单位采购管理的策略、制度和操作流程，组织实施本单位采购工作； 第三章 诚信廉洁 为了实现采购作业相互监督的制衡机制，采购组织应贯彻不相容职务分离的原则： （一） 请购与审批岗位分离； （二） 供应商选择、采购执行、审批岗位分离； （三） 采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离； （四） 采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离； （五） 采购、验收与记录岗位分离； （六） 付款申请、审批与执行岗位分离。 公司应当提倡相互监督，除了贯彻不相容职务分离的原则以外，应设立并公开廉洁监督的举报热线、信箱、邮箱等。 公司及下属子公司应当严格执行公司确定的采购原则、采购工作标准和有关规定，保持良好的职业道德，在职期间和离职后都应当保守公司的商业秘密（包括但不限于采购方案、采购底价、采购渠道）。 不得以任何形式向供应商索取和收受回扣等好处费，不得接受供货方的礼金、红包、有价证券和贵重物品、奖励、赞助等，确实无法拒绝的必须在一周内上交公司登记处理。 不得以任何理由向供应商以“报销”、“借款”等名义收受其的“好处”，不得以任何理由无偿占用供应商的财物。 不得以任何理由向供应商提出与业务工作无关的要求，不得与供应商恶意串通牟取不正当利益等损害公司利益的采购行为。 不得参加供应商提供的公款旅游和高消费健身、娱乐等活动，不得参加供应商组织的有可能影响公正履行合同的宴请等活动。 为拓展公司供应渠道，公司允许内部人员（以下简称“引荐人”）向公司引荐优秀的供应商（以下简称“被引荐供应商”），但引荐人无论是何部门、何职务，被引荐供应商无论是何规模、何条件，都必须严格按照本制度第五章的有关条款执行。引荐人在任何情况下都不得以任何理由或借口干涉、询问有关部门对被引荐供应商的评定。 公司应当组织廉洁警示活动，活动包括但不限于“年度供应商宣誓会”、“节日廉洁提醒函”等。 公司应当实行采购部内部岗位人员轮换制，轮换方式为定期或不定期，原则上每季度（每半年？？？？，每年？？？）轮换一次。 公司应当与所有供应商签订《供应商廉洁承诺书》。 公司应当与包括采购部负责人在内的所有采购人员签订《采购廉洁自律承诺书》。 第四章 采购计划 物资采购实行计划管理。 （一）所有固定资产及工程采购物资必须依