行政事务管理教材.ppt

第七节 通讯工作 一、广义的通讯工作：语音通讯、数据通讯 二、通讯工作的作用。 1、提高管理水平 2、增强办事效率 3、树立良好形象 三、通讯工作的原则 1、及时 2、安全 3、经济 4、准确  四、通话的程序和要求 一）拨打电话 1、准备：查号、内容 2、通话：自报家门、确认对方身份、表达简练、复述要点 3、结束：道别、挂机 二）接收电话 1、接听准备：铃声2-3声、左手接右手记 2、接听中：复述要点、做好记录、认真倾听 3、结束：礼貌、转告 五、各种意外电话的处理 1、灾害电话：如实记录、即刻报告、传达指示 2、纠缠电话：礼貌谢绝、转达留言、挡驾 3、匿名电话：以礼相待、记录内容及时转达、了解对方 4、推销电话：问清来由，请示领导；根据规定婉拒 5、恐吓电话：保持警惕周旋拖延；录音留证；及时报告或报警 6、性骚扰电话：挂机、斥责警告；录音留证 7、错打电话 ：以礼相待 六、传真的优点 1、逼真 2、迅速 七、文秘人员寄发邮件的程序和要求。 1、查对：地址姓名；邮编；标记；签署；附件 2、登记：日期、发件单位、编号、性质、件数、份数、签收人 3、封装：筒、捆、套、袋 4、交寄：核对、签字 5、结算： 八、文秘人员接收邮件的程序和要求。 1、点收：清点（件数、地址、包装完整）、签字 2、分拣： 3、拆封：领导亲启、涉密