公文制作应行注意事项.PPT

* * * 公文製作與習作 教育部學前及國民教育署 莊貴玉 102年8月1日 * * 大 綱 一、前 言 二、現行公文程式條例 三、公文製作及說明 四、公文製作應行注意事項 * * 前 言 什麼是「公文」？簡單的說，就是「有關公務的文書，而且處理者至少有一方是機關。」也就是說，几是機關與機關、機關與人民、機關與人民團體之間往返的文書，都稱作公文。 至於公文寫作，一定要注意程序與格式。所謂「程序」，指寫公文所要了解的步驟、次序，如對總統所有呈請用「呈」，各機關處理公務用「函」，以及發布人事任免用「令」等。所謂「格式」，指公文的規格、式樣，如公文應分段敘述，應由機關首長署名蓋章，應記明年月日及發文字號等。為求各機關有統一規範，政府於是公布了 《 公文程式條例 》 ，俾全國各機關知所遵行。 法規沿革 1?中華民國十七年十一月十五日國民政府制定公布 2?中華民國四十一年十一月二十一日總統令修正公布全文10條 3?中華民國六十一年一月二十五日總統令修正公布全文14條 4?中華民國六十二年十一月三日總統令修正公布第2、3條條文 5?中華民國八十二年二月三日總統（82）華總（一）義字第0449號令修正公布第2、3條條文；並增訂第12-1條條文 6?中華民國九十三年五月十九日總統華總一義字第09300094171號令修正公布第7、13、14條條文；本條例修正條文第七條施行日期，由行政院以命令定之　中華民國九十三年六月十四日行政院院臺祕字第 0930086166號令發布第七條定自九十四年一月一日施行 7?中華民國九十六年三月二十一日總統華總一義字第09600034571號令修正公布第2條條文  * * * * 現行公文程式條例 第一條 稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。 第二條 公文程式之類別如左： 一、令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。 二、呈：對總統有所呈請或報告時用之。 三、咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。 四、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請答復時用之。 五、公告：各機關對公眾有所宣布時用之。 六、其他公文。 前項各款之公文，必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或 其他電子文件行之。　 * * 現行公文程式條例 第三條　機關公文，視其性質，分別依照左列各款，蓋用印信或簽署： 一、蓋用印信，並由機關首長署名，蓋職章或蓋簽字章。 二、不蓋用印信，僅由 機關首長署名，蓋職章或蓋簽字章。 三、僅蓋用機關印信。 機關公文依法應副署者，由副署人副署之。 　機關內部單位處理公務，基於授權對外行文時，由該單位主管署名，蓋職章，其效力與蓋用該機關印信之公文同。 　 機關公文蓋用印信或簽署及授權辦法，除總統府及五院自行訂定外，由各機關依其實際業務自行擬訂，函請上級機關核定之。 　 機關公文以 電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之者，得不蓋用印信及簽署。 * * 現行公文程式條例 第四條　機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由代理人署名。 　　　機關首長因故不能視事，由代理人代理首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜姓名於後，並加註代行二字。 　　機關內部單位基於授權行文，得比照前兩項之規定辦理。 第五條　人民之申請函，應署名、蓋章，並註明性別、年齡、職業及住址。　　　　 第六條　公文應記明國曆年、月、日。 　　　　機關公文應記明發文字號。 * * 現行公文程式條例 第七條　公文得分段敘述，冠以數字，除會計報表各種圖表或附件譯文，得採由左而右之橫行格式外，應用由右而左之直行格式。　　 第八條　公文文字應簡淺明確，並加具標點符號。 第九條　公文除應分行者外，並得以副本抄送有關機關或人民；收受副本者，應視副本之內容為適當之處理。 第十條　公文之附屬文件為附件，附件在二種以上時，應冠以數字。 第十一條　公文在二頁以上時，應於騎絳處加蓋章戳。 第十二條　應保守秘密之公文，其製作、傳遞、保管，均應以密件處理之。 * * 現行公文程式條例 第十二條之一　機關公文以電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之者，其制作、傳遞、保管、防偽及保密辦法，由行政院統一訂定之。但各機關另有規定者，從其規定。 第十三條　機關致送人民之公文，得準用民事訟訴法有關送達之規定。 第十四條　本條例自公布日實施。 * * 公文製作及說明 一、公文結構 （一）整體結構 1.檔號、保存年限（12號字）（空白讓對方填寫） 2.機關全銜、文別（會銜機關排序：主辦會辦）（置中， 20號字） 3