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PAGE 2 对外交往制度 目录 总则 接待的范围、对象、分工、原则 接待的规格和礼仪 接待的内容和程序 招待和宴请的审批和标准 公关费用的监督 附则 总则 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部门，为了使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，本着“热情周到、严格标准、合理开支、勤俭节约”的精神，结合公司实际，特制订本制度。 本制度适用于公司各部门和全体员工。 接待的范围、对象、分工和原则 本制度所指接待范围，主要是公司及所属各部门经营管理活动所必须的接送、食宿、购票、会谈、陪同及送礼等方面的安排和工作。 接待的对象分为政府部门、同行业、与我司合作企业等 对外接待的部门分工如下 凡与我司有关业务部门联系工作的客人，或各部门邀请的客人。 上级政府部门、同行业、兄弟单位、业务单位等直接与我司联系工作的客人或公司邀请的客人，由公司对外职能部门和董事长办公室负责接待，费用由公司负担。 遇到重大接待工作和活动，可由对外职能部门和董事长办公室协调若干部门共同做好接待工作，有关部门应积极主动配合。 各部门在接待客人时，要指定专人具体负责接待安排工作。负责接待安排工作的人员，应视其客人具体职务，向部门或董事长办公室汇报，原则上采取对等接待，确实需要时再请高层领导出面接待，尽量减少高层领导参加不必要的接待活动。 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来，满意而归。 平等原则。对来宾无论职务高低，都要以礼相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 对口原则。各部门对口接待。综合性接待时各部门应给予配合。 节约原则。招待来宾规格明确，不铺张浪费，掌握好宴请频率，主方人数不多于宾客人数。 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到、 保密原则。不定期向来宾介绍公司情况，注意保守公司具体情况、公司机密。重要会议要有会议纪要。巧妙回避不宜回答的问题。 接待的规格和礼仪 接待规格分级 贵宾接待：市区县领导，业务单位的副总以上领导，董事长的重要客人的接待，由公司高层领导参加，陪同人员为对口部门负责人及高层领导指派，招待地点安排在公司签约的高档酒店； 高级接待：市县相关职能部门主要负责人，业务单位的部门负责人任及普通客户的接待，由对口部门领导指派专人陪同，招待地点在公司指定的普通酒店； 普通接待：其他如行业协会、协力单位等普通客人，接待标准为普通接待（工作餐）。 工厂参观介绍，由被访部门或相关被授权人员带领客人参观公司，原则上在公司会客室的烟、茶、水果招待，无特殊情况不安排宴请，如有宴请应填写《公关接待申请表》等相关表格，交由董事长办公室审核同意后，由接待人员全力做好配合工作。 团体或个人来访参观，须请示董事长办公室批准； 参加介绍以不涉及公司经营机密为主导思想，极力推销公司经营与技术优势； 非经董事长办公室批准，不准入室参观和拍照生产场所； 参观进行时，原则上拜访人员和介绍者在先，陪同人员在后； 参观所到之处，作业人员须集中精力工作，不与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。 在与客人见面时，应为主动、热情、礼貌。见到客人后应主动起迎，提前与前台沟通安排好沟通地点。 在与客人见面后，应根据宾客来意和身份，安排专人进行交谈。比较忙一时难以抽身应付时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间，切忌让客人久候而无人问津。 在接待客人中进行引见时，首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。通常的引见顺序为： 把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 按职务高低，依次介绍一行来客； 职务相同，先介绍年纪大的； 领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 陪同客人行路时，请客人走在自己右侧。自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。乘坐车、上下电梯，礼让在先，主动开关门。 陪同客人坐车时，应遵循以下坐车礼仪： 若是领导开车。应让客人或最重要客人（有多个客人时）坐在副座（领导旁边），其他客人坐在右后座，陪同人员坐在左后座； 如司机开车有领导在时，应让客人坐在右后座，领导坐在左后座，陪同人员坐在副座； 如司机开车没有领导在时，陪同一个客人时，应让客人坐在右后座，陪同人员坐在左后座；陪同两个客人时，陪同人员坐在副驾驶位子上；陪同三个客人时，陪同人员坐在后座中间。 接待客人时，穿着不宜过于随便，应按规定着装，衣着整洁得体；主动照顾来宾中的老人或女士，尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。 宴请时的礼仪 要注意宴请的人员（包括职务、性格等），提前预约好酒店，并以电话