公文的构思、写作与修改.pdfVIP

下载 第 5 章 构思、写作与修改 A . (Robert A. Brullo), ( D y n e o n ) 罗伯特 布如洛 戴尼恩 公司总裁 w w w. d y n e o n . c o m 罗伯特A . 布如洛作为戴尼恩公司的总裁，建立了一套完整的公司同员工、客户、股东和合 作伙伴互利发展的策略和远景目标。公司最终成为氟化聚合体行业供货商们的首选。他需要针 对形形色色的读者和听众起草文件和进行演讲，有公司的年度战略发展报告，也有市政厅内部 会议，以及执行总裁研讨会等。戴尼恩公司是世界著名的 3 M 公司和从事氟化聚合体生产的专业 公司H o e c h s t合资创办的国际性大公司。 2 0 年前，有人交给我一个任务：起草一份年度市场推销计划书。这是我第一次接受这样的 工作，我必须考虑该写些什么，读者们是谁，他们希望、需要什么信息。一开始我就觉得有必 要说明我们公司从事的到底是什么生意，目前市场排位如何，设定的发展目标是什么，怎样才 能实现这一目标。 写初稿时很困难，开头总开不好，重写段落，凑资料等。有时，回过头再读写出的稿子， 总觉得观点阐述不清或言之无物。第一稿最后还是没用，干脆我上来先讲述了我们做过的工作 和今后的计划。 事实证明，这种娓娓道来讲故事的风格很适合写计划书。最近，一位退休了的前 3 M公司执 行总裁为《哈佛商务评论》撰写了一篇文章，名为“战略性的故事： 3 M公司计划书写作技巧”， 这是一篇关于商务计划书写作方法的指导性概述。我上面提到的本人为戴尼恩公司所写的计划 书处女作被选为该书的一个案例。 后来，我草拟的文件，开头都要列明要点。语法是否正确无所谓，首先要将想到的观点记 下来，这很有用。这样一份大纲直观、有逻辑，是开始动笔前组织整理思路的好办法。 草拟出一份自己基本满意的初稿后，再进一步浏览内容、语气和语法等。下面，我征求下 属的意见，保证其中重要信息的准确性，因为股东们必须能正确理解、赞成并实施计划书中的 相关内容才行。毋庸讳言，完稿前，必须反复阅读、修改、重新组织并由很多人帮助检查。 精湛的演出看上去总是很轻松自如。生活中，每位舞蹈家、音乐家和运动员都知道，他们 取得的成绩全是平日刻苦努力、长期磨练、精益求精和全力以赴换来的。和这些艺术、体育项 目相同，写作技巧同样依靠大量的基本功。 为了做到事半功倍，可以只用 1 / 3的时间来真正“写作”；另外至少1 / 3用来分析情境和读者， 收集信息，组织表达；还有 1 / 3时间复读初稿，针对写作目的和读者的需要修改篇章结构，改正 文中的语法、拼写错误，最后打印出的终稿还要反复审核。 道德与写作方法 构思时: ·试试灵感。在没有灵感时，与公司的朋友讨论，征求意见。 改98 商务与管理沟通 下载 (续) ·查出信息来源。 ·要假设各种文件是不保密的，纸上文章可以作为法庭证据；电子邮件可以不通告你 而随便复制。 写作时： ·不作不切实际的承诺。 ·提醒读者你所提供信息的危险和局限。 ·准确、完整。 修改时： ·利用反馈信息修改用词及图片等容易引起读者误会的部分。 资料来源：J.C. Mathes and Dwight Stevenson, Designing Technical Repor t s, 2nd ed. (New York: Macmillan, 1991), 469; and John M.Lannon, Technical Wr i t i n g, 5th. ed. (New York: HarperCollins, 1