如何进行有效时间管理.pptVIP

分析管理你的事务 分析管理你的事务 设定优先项ＡBC A类 – 必须做的 这些是最重要的项目。其中有些会直接影响到管理目标、重要顾客要求、关键的期限及成功或发展机会的达成情况，它们才是最高的挑战。 B类 – 应该做的 这些是中等价值的条目，他们可以对我们的工作绩效有帮助，但不是最必备或最关键的内容 C类 – 可以做的 这些是相对价值较低的条目，这些活动是属于C与D象限的，在时间有限的情况，根据需要，你可以取消，推迟或重新计划它的实施 处理重要的任务 将任务分解成小块，然后围绕它安排你每天的工作时间 设定具体的完成期限 专心致志，以结果为导向进行相关活动 灵活安排你的“巅峰时刻”，在你体力与脑力最充沛和清醒的时间段做最重要最有需要的工作 有时你无法单独完成任务时，请及时寻求协助。 处理不是很重要的任务 忽略它 授权别人做 把它们集中起来，用相对零散的工作时间去完成 设定长期计划的工具 主要日历 行动工作薄 短期计划制定工具 周计划 日计划 会议计划 个人备忘录 制定每周计划的步骤 设立每周目标 详细罗列为达成目标所须做的具体任务和行动 对于每个任务和行为，确认要花费的时间 根据重要和紧急四象限原则，确定每个任务中的行动优先顺序 确定在周内的哪一天开始你的每个任务 制定美日计划的步骤 回顾你的周计划 制定一个“每天待做事项”的清单，并养成习惯 安排特定的时间做事： 阅读时间/思考时间/电话时间/任务回顾时间 对活动的优先顺序设定 记录约会安排 合并相关的活动 预留缓冲时间 留意你的能量周期 每天早晨回顾你的清单，在工作中根据实际情况进行增减 管理办法 针对一个工作日而言 制定会议计划 会议的目的是什么？ 什么时候，在哪时举行会议？ 有哪些人参加会议？ 会议议题是什么？ 所有参加者都了解会议议程吗？ 有哪些信息是会议所需要的？是否需要特殊的设备？ 会议的成果是什么？ 会议计划 准备个人备忘录 它包括不同格式的 工作表格，如： 年计划 月历 每周记录页 每日记录页 时间管理的核心不是管理时间，而是管理自己！ 消灭“时间杀手” 常见的“时间杀手” 个人因素 无组织的 不会说“不” 个人拖延 缺乏兴趣和热情 疲惫的 无计划性的 与工作无关的闲谈 环境因素 访客 电话 垃圾邮件 等待的浪费 无关的会议 危险因素 避免“时间杀手”的小技巧——对付“不速之客” 办公室关闭，不与接待 站着进行交谈 把来访者带到公共区域 不进行眼神交流 相对无计划造访，更鼓励提前预约 如有必要，设定专门时间接待无计划性的造访活动，并让其它人知晓 避免“时间杀手”的小技巧——有效控制电话时间 紧扣主题—使电话沟通内容紧扣主题，简单精炼，避免不相关的讨论 设置“安静时间”—找他人的协助 为提高效率，不妨在适当的时候用多人电话会议，提高效率 每天预留一定的时间集中处理要回复的电话 充分及有技巧的利用电话留言系统 打电话前，好好盘算一下大这个电话的目的和方法 学习掌握电话留言技巧，简单且清晰 避免“时间杀手”的小技巧—缺乏焦点或组织混乱的解决方法 整理桌面使之整洁有序 在桌面上放置文件收发盒 建立较规范的文件系统 标识化你的抽屉 一次处理一个文件 养成一个记时间日志的习惯（可以了解你的时间花在何处，怎么养成一个心的工作习惯和行为计划的实施） 如何避免“时间杀手” 和同事协作：接听电话 利用等待的时间完成短期任务，如定制计划和打电话等。 减少周期时间 消除不必要的任务或步骤 合并某些任务和步骤 在一个阶段内，同时进行多个任务/步骤 更新优化任务或步骤 接受更有效率的方法 增强自身与下属的工作技能 练习：找出你的时间怎么浪费了？目标：找出你生活或者工作中的时间都怎么浪费了？ 可能的原因： 解决方案： Yesterday is a canceled check. 昨天是取消的支票Tomorrow is a promissory note 明天是待兑现的支票Today is cash, spend it wisely今天才是现金，好好使用它 总结 时间管理的核心是优先管理 用时间管理四象限区分轻重缓急 计划工具 时间管理最难点：管理你自己 每周计划工作表 周数： 目标：