信息商议资料控程序.docVIP

1.0 目的 为及时、准确地收集，传递及反馈有关信息，作好信息的管理，确保内部沟通与外部沟通的有效性． 2.0 适用范围 适用本公司内、外部沟通及信息交流。 3.0 引用文件 3.1《纠正及预防措施管理程序》 　　 　　 3.2 文件控制程序 　　　　 3.3 记录控制程序 　　　　　 3.4 环境法律、法规及其它要求程序 　 4.0 定义 无 5.0 权责 见程序要求 6.0 程序 6.1 信息分类 6.1.1 外部信息 a).政策、法规、标准类信息,如环境法律、法规、条例、产品标准等。 b).商检局、认证机构、环保局、监测站等监测或检查结果及反馈的信息。 c).政府法令、产品法规等。 d).客户问询、合同订单处理、满意抱怨沟通、供方、计量局等相关方的投诉等。 e).其它由各部门直接从外部获取的有关质量管理信息等。 f).相关方(如:顾客、工程合同方、供应商、废物收购方、运输公司)反馈的信息及其投诉等。 6.1.2 内部信息 a) .系统正常运作时过程中的信息。如:方针目标、指标、检验、监测记录、内部审核和管理评审、环境信息、产品符合性信息。 b) .其它内部信息如：员工建议。 6.2 信息收集及处理 6.2.1 外部信息收集，除公司管理系统规定以外，各部门可根据需要收集相关信息。并作如下要求： .品质部为客户环保信息沟通的主要部门。 .采购为与供方沟通的主要部门,并对供方施加环境影响。具体见《相关方环境管理》 .行政部为对外政府安全、监测站、环保局、质量技朮监督局、认证机构、消防等法规、法令的沟通主要部门。 .其它部门从外获取的有用的有关信息，经部门经理审批后，在部门内部使用，当涉及到跨部门使用信息时，必须征得环境管理代表的批准方可在现场使用。 .在信息沟通中所产生的决议，各部门应按要求及时处理，如：把信息及时传递公司各部门或回复相关方等。 .品质部负责政策、法规、标准类资料的收集,见环境法律、法规及其他要求规程及文件控制规程。 6.2.2 内部信息收集，根据管理体系文件要求的记录收集相关信息。并按照管理系统要求处理。 6.3 信息沟通工具可用如下等方式 a) .书面资料，如：通讯传真、质量记录等。 b) .公告栏、内部刊物等。 c) .例会、交流等。 d) .电子媒体、声像设备、通讯传真、互联网等沟通工具对信息进行沟通、传递。 6.3.1 为确保信息的正确传递，必须完全执行收发制度,如:发出信息人员须要求接收部门及人员签收于信息原件背面或其它方式登记，以确保其信息准确传递。 6.3.2 在内部沟通过程中，若经过三次沟通未有效果，则可以越级执行，以确保沟通管道畅通。　　 6.4 信息管理 6.4.1 文控中心根据信息的不同形态，建立目录保管方式，如：磁盘、图片、文件等。并对信息保存安放于适宜坏境以防损坏，各部门根据需要，可到文控中心申请相关信息的使用。 6.4.2 对系统运行过程中各类记录的控制详见记录控制规程 7.0 附件 相关运行记录