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亚莱坞9月招商会议方案 2010年婚纱影楼;婚庆行业行业 发展趋势论坛 暨第一届婚纱影楼;婚庆行业录影 东北三省市场招商会 2010年8月22日 1 一、相关议程 一、主办单位: 亚莱坞科技公司，沈阳蓝天婚庆广场，长春婚庆协会，中国妇联， 二、会议时间: 2010年9月19~20日 三、会议地点: 沈阳大酒店宾馆会议室(待定) 会议规模设定:100~150人左右的会议多功能厅，面积100-200平方米，最好配备有 贵宾小会议室，相关设施齐备; 四、会议形式: 讲演、多媒体演示、揭幕、参观样机、洽谈 五、参会人员: 1、 东北三省有实力的意向经销商以及通过报纸、走访确定有意向的重点邀请客户 2、 行业、企业领导东三省婚庆协会 3、 本企业优秀经销商代表1~2名 4、 部分新闻媒介机构 六、参会标准: 对招商会后仍有意向的客户提供餐饮费; 七、相关事宜: 1、 报到时间:2010年9月18日(邀请的嘉宾和客户) 2、 报到地点:辽宁大酒店(暂定) 3、 报到时统一核发会议议程资料及相关证件 4、 参会人员必须凭会务组核发的代表证参会 2 二、筹备分工草案 一、会前筹备工作 1、会务组设置和分工职责 会议总指挥: 赵军 组长:长春 朱八哥 副组长:沈阳蓝天王总;尚总 组员:亚莱坞业务部 1.1、会议组(负责人:陈序(沈阳) 成员:蓝天婚庆广场2名营业员 ) 1.1.1负责联系会议地点、参会客商餐饮、住宿及会议室等相关事宜 1.1.2负责联系会务人员的餐饮、住宿、车辆、交通 1.1.3负责会议费用的审核、签字及结算 1.1.4负责协调各组工作及与酒店之间的联系 1.1.5负责参会人员接待、登记、餐饮、住宿、会议资料发放 1.1.6负责酒店内外、会场的规划、设计、布置、接线、音响、摄影、摄像物品的安全 1.1.7负责应对会议期间的临时性、突发性事件 1.2、业务组(负责人:东北三省大区经理 成员:相应区域业务人员、工程部及技术部2 人) 1.2.1负责招商客户的人员数量、质量的控制及相关资料的整理落实 1.2.2负责会议期间与客户的业务谈判及签署相关协议 1.2.3负责申请接待车辆 1.2.4负责对参会客户资格的审查核对 1.2.5负责会场人员纪律及会场的组织协调工作 1.2.6负责展会现场的接待、讲解，意向客户的邀请、引导 1.2.7负责展会现场物品的安全、次序的控制、宣传品的发放 1.3、布展组(负责人:*** 成员:***、区域业务人员、工程及技术2人、) 1.3.1负责展会展台布展、样机的确定、申请、运输、安装、摆放、以及撤展，对物品 的数量、安全负责 1.3.2负责展会现场宣传品规划、设计、布置 3 1.3.3负责会议期间展区现场促销人员安排，促销活动的设计策划及进度控制 1.3.4负责展会现场宣传品的设计及制作、纪念品的发放、登记 1.3.5动力伞、艺术团活动的策划、安排、表演以及活动现场效果控制和安全 1.4、新闻宣传组(负责人:*** 成员:***、) 1.4.1负责招商会前期的广告发布以及效果跟踪 1.4.2 负责招商会现场媒体记者的邀请、接待、公关和新闻通稿撰写、发放 1.4.3负责招商会后新闻、信息的整理撰写和媒体发布 1.4.4负责招商会演讲稿以及领导发言稿的准备、撰写、审核 1.4.5负责优秀经销商代表的邀请和确认 2、项目进度控制表: 9月18日 工作内容 小组 负责人 1、会场布置。(背景板、条幅、音响设备、音乐光盘、广告光盘、桌牌、大厅签到桌、签到本、会场指示牌、桌椅摆放、主席台鲜花、贵宾胸花、茶水等) 2、影像设备。包括录像人员、设备、摄影人员、设备等。 会议组 3、接待事项。包括人员接车、接机，住宿餐饮安排、机动车辆。 4、业务洽谈。(经销合同、经销商政策、各种产品介绍) 9月16日前 1、所有小组物料、产品制作到位并运抵现场 2、会议人员到位 会议组 3、现场施工人员到位 4、招商信息落实。(确定经销商名单、经销商详细信息表) 业务组 5、确定最终发言稿。 新闻组 9月10日前 1、所有物料设计、样机准备完毕(招商会邀请函、论坛邀请函) 各小组 2、各小组详细执行计划表、人员分工表 各小组 4 3、展览会设计方案、现场活动方案、报广设计、招商会会议日程 三、会前项目综合筹备工作 完成时 具体工作事项 责任人 间 一、人员的确认 9月3日 1 酒店餐饮、住宿负责人的联系、确定 9月3日 2 公司领导的联系、确定 9月3日 3 摄影师的联系、确定 9月3日 4 媒体、记者事项的确定 9月5日 5 行业领导、技术专家的联系、确定 东北三省 6