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企业文书档案管理信息化建设 摘要：随着计算机网络技术的快速发展，信息化 已经成为社会发展的必然趋势。企业文书档案管理必须要把 握这一规律，加快信息化进程，从而实现档案管理工作更好 的为企业发展而服务。 关键词：企业管理 文书档案管理 信息化 随着网络信息技术的快速发展，计算机已经被广泛应用 于社会生活的诸多领域，其功能的强大已经被人们所认识 到，可以说现代人的生活已经无法离开计算机。在这样一个 时代背景下，传统的文书档案处理方式显然已经无法适应企 业快速发展的需要，而出现了种种弊端。因此，企业文书档 案管理人员，必须要认清这一形势，将计算机技术引入到企 业文书档案管理工作中，积极推进企业文书档案管理的信息 化进程，如此才能够为企业的快速发展打下坚实基础。 一、企业推进文书档案管理信息化的意义 （一）可以实现信息共享 对纸质文书档案进行电子化处理之后，文书档案的储存 方式发生了根本性的改变，再加上网络技术的广泛应用，我 们就可以对文书档案进行随时、随地的检查，而且查准率非 常高，这些优势都是传统管理方式无法企及的。传统的文书 档案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占 用了大量资源，也使这些资料所包含的信息大量浪费。而且 对于纸质文书档案的查找工作，也非常困难。实现文书档案 管理信息化之后，档案管理就由原来的案卷级上升到文件 级，管理途径也由原来的单途径上升为多途径，进而使文书 档案的信息资源得到最大限度的开发。 （二） 提高工作效率 企业实现文书档案管理信息化之后，计算机将被应用于 文书档案管理工作的每一个环节，使文书档案管理工作者从 繁重的档案管理工作中解脱出来。比如传统的文书档案管理 工作，是将纸质的文书档案装订在一起，如果想要对某一份 档案进行修改，必须要对整个档案进行拆卷重做，这势必会 增加档案管理人员的工作量，使大量时间与精力浪费。但企 业实现文书档案管理信息化之后，这种情况就不会出现。我 们只需要利用计算机将需要修改的档案找到，使用键盘操作 就能够完成对档案的修改，既省时，又省力。而且对于文书 档案工作的收集、整理、储存、统计以及借阅等工作，我们 都可以借助计算机来完成，使文书档案管理工作的效率大幅 度提高。 （三） 加快了信息传输的速度 传统文书档案的长距离传递主要依靠的是邮政系统，传 送的时间也无法确定，而且传递的过程中，一旦发生了丢失 的情况怀，将会为企业带来无法弥补的损失。实现文书档案 信息化管理之后，文书档案就可以以电子文件的方式进行传 递，不但提高信息传送的速度，同时也保证了文书档案的安 全。 （四）电子档案的储存更加稳定 电子档案与纸质档案相比，不但质量轻、寿命长，而且 更容易保存。比如纸质档案在高温、酸、氧化剂、潮湿的情 况下，可能产生水解或者是氧化反应，这势必会给企业带来 不必要，也无可挽回的损失。但电子档案就不同了，随着计 算机网络技术的快速发展，我们可以根据不同的实际需要， 而选择不同的载体，比如移动硬盘、光盘以及U盘等等，及 大的方便查阅与携带。 二、实现企业文书档案管理信息化的建议 （一）打造文书资料的收集网络” 通常情况下，很多企业都有年底收集、整理文书档案的 习惯，年底的时候，企业各部门都比较忙碌，这一时间进行 文书档案的收集与整理工作，显然是不妥的。因此，企业需 要将年度收集转变为平常收集。企业必须要建立独立的文书 档案管理部门，部门工作者可以是从其他部门抽调出来的， 也可以是企业招聘来的，同时在企业的每一个科室再安排一 名兼职文书档案管理人员，从而组成一个文书资料“收集网 络”。文书档案管理部门负责整个企业的文书档案收集工 作，而各科室的文书档案管理人员则负责科室的文书档案收 集工作，将每日收集到的文书资料以周、月、季度统一上交 到文书档案管理部门进行保管。文书档案资料在收集的过程 中，必须严格登记，这样才能够做到有据可查，相关责任人 要检查好文件资料的完整性，并且要保证文书的字迹、纸张 是符合相关规定的。文书档案管理部门收到科室上交的文书 档案之后，要进行妥善管理，可以根据实际需要，预备出不 同的档案盒，将上交的文书档案分类别的进行存放。 （二） 将信息系统的内、外网进行隔离 为了保证电子文书档案的安全性，有必要在信息系统的 内网与外网之间，构建出一条物理隔离带，以保证内网所储 存的资料的安全。第一层隔离带依靠的是路由器，我们可以 对路由器进行安全设置，从而过滤掉补屏蔽的IP地址。或 者是先屏蔽全部IP地址，然后有选择性的放行一些IP地址 进入内部网络系统。第二层隔离带依靠的是防火墙。现阶段, 大部分防火墙都具有认证机制，只要设置防火墙之后，我们 就可以对进与出的网络数据进行实时监控；阻止一些禁止操 作；对通过防火墙的一些信息、内容以及活动进行详细的记 录；对用户的访