项目秘书工教材作手册.pdfVIP

（内部资料 注意保密） 编 制 说 明 为了使于项目秘书更好地履行职责，同时结合已设定项目秘书岗位的设计 所，在项目运行过程中的成功经验，特编制本手册。将项目秘书的岗位责任更 明确、更细化。并将工作中常用到的重要工作文件作为附件编入，以便查阅。 深圳市建筑设计研究总院 2007年7月 1 项目秘书的岗位职责 一、负责配合所长/项目负责人做好项目从方案到竣工完成运行全过程的内部、外部文件的 收集和管理工作。 二、负责在从方案阶段、了解项目情况，协助所长/项目负责人收集、整理项目依据性资料， 并将业主口头意见或要求形成书面文件。 （1）在项目的实施过程中 （主要是初步设计/施工图设计开始之后），协助项目负责人编 制项目进度计划，了解项目的目标，掌握项目的具体实施环节 （项目的进度安排、 人员安排、各种资源的配置等）。 （2 ）在扩初 （或施工图、竣工图）设计过程中，进行全程跟踪，了解甲方的要求，掌握 设计进度，设计过程中遇到各类问题及时向上级汇报。如：设计的进度变化、遇到 的突发问题以及不确定因素的影响等。 （3 ）项目的扩初、施工图及竣工图设计过程中，与各专业负责人协调，对项目的文件资 料进行收集、整理、归档。 （4 ）在扩初 （或施工图）设计的过程中，适时的提醒各专业负责人，注意项目相关各方 面的文件及资料的完整性、严密性，并对此负责。 三、施工图出图时完整收集应交送甲方及第三方审查所需的文件、资料。 四、在施工图正式出图后的七个工作日内，负责向各专业完整收集我院质量管理体系要求 的文件、资料。并移交付图档室归档。 五、在扩初 （施工图、竣工图）设计阶段完成后，对所有电子文件进行归档整理，核实图 纸的完整性，并移交付图档室归档。 六、施工配合过程中，负责各方往来文件的登记、收集、管理。对过程文件归档，接收设 计人员交付的合格产品 （联系函、修改单、修改图纸等），负责外发文件的发送。 2 七、在施工配合过程中，负责督促施工配合人员及时提供施工配合过程中各方所需的各项 技术资料、文件。 八、有需要出竣工图的项目，在竣工图设计完成后，整理该项目所有文件、资 料及设计成 果 （图纸、电子文件）移交付图档室归档。 九、项目秘书不能代替设计人员填写质量记录。 3 1．项目秘书工作的要点 协助项目管理 以项目管理为核心，协助所长/项目经理完成我院质量管理体系，各环节的 具体落实。 协调沟通、联系 对外联络沟通、对内传递协调，确保与甲方的沟通、畅顺，将甲方各项意 见、设计要求及时准确传递到项目组相关人员，并将处理结果及时反馈给甲方。 全过程参与 从方案投标、方案报建、初步设计、施工图设计到现场配合、竣工验收等 设计全过程的参与。熟悉设计流程、设计质量控制流程，掌进展情况。 文件资料管理 积极、主动收集、整理内部、外部与项目相关的信息资料，确保质量管理 体系各阶段资料、文件的完整性和有效性，并及时做好设计文件的归档工作。 4 2.1质量方针 为了满足顾客和法律法规的要求，持续改进质量管理体系，确保其有