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公 文 办 理 与 写 作 经理办公室 蔡向阳 2006年5月 目 录 第一讲、公文办理基本知识 第二讲、公司公文种类与格式 第三讲、公文写作与处理常见错误举例 第四讲、公文的写作要领 （一）公文的含义、特点与分类 1、公文的含义 公文，即公务文书，是法定机关、团体、企事业单位等在公务活动中传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。狭义的公文，即法定性公文，特指《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文和《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。通用公文，除法定性公文外，还包括计划、总结、建议、汇报、调查报告、简报、讲话等。专用公文，如外交公文（主要有国书、照会、备忘录、条约等）、司法公文（主要有立案报告、破案报告、通缉令、起诉书、公诉书、笔录、开庭通知书、判决书、抗诉书、调解书等）。 2、公文的特点 ①作者的法定性。党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织内部不具法人资格的下设部门（除办公厅、室可根据授权代表机关、部门、单位行文外），对外不能充当公文的作者。法定作者只能制发与其法定职能、身份相称的公文，超出权限制发的公文是无效的。 ②特殊的工具性。公文是各级党政机关传达贯彻党和国家的方针政策、实施领导与管理、办理各项公务的重要工具，是机关的喉舌，代表机关立言。 ③法定权威性。公文的权威性和合法效力，来自于制发机关的合法地位和法律、法规、章程赋予的权力。上级机关公文的权威性大于下级机关公文的权威性。 ④体式的特定性。体式即体裁、格式。公文不仅有特定的种类即体裁，还有特定的格式。 ⑤严格的程序性。公文必须履行法定的程序方为有效。公文必须授权拟制，必须经办公厅（室）审核，必须经法定的机关领导集体或领导人签发。有的公文必须经过法定的会议讨论通过才能发布施行。 3、公文的分类 公文根据不同的标准可以划分为不同类型。 ①按行文方向划分。按行文方向可分为上行文、平行文、下行文三类。上行文，主要用于向上级机关报告工作，请求上级机关批复或给予工作领导或指导，常见的有请示、报告等。平行文，平行机关或不相隶属机关相互往来的公文，通常以知照、商询、答复为主要内容，最常见的是函。下行文，一般都具有指令性或规范性，常见的有命令、指示、决定、决议、批复及带有指示性质的通知、意见等。有的文种如意见，既可作上行文，又可作平行文、下行文。 ②按公文的涉密程度划定。按内容涉及秘密的程度，公文可分为秘密文件、普通文件和公布文件。秘密文件，指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。普通文件，是相对秘密文件而言的，也可称为非密文件，如决议、决定、通报等，只限于本机关或本组织内部，不对外公布，即不在社会上公布，不向国外传播。公布文件，就是向人民群众和国内外公开发布的文件，比如一些公告、通告、公报、法律。 （二）法定公文种类 1、党的机关公文种类： ①《中国共产党机关公文处理条例》（1996年5月3日中共中央办公厅发布）规定共14种∶决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 ②《中共四川省机关公文处理实施细则》（1996年12月2日中共四川省委办公厅发布）规定：增加了“办法、细则”。 2、国家行政机关公文种类： 《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日国务院发布）规定共13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 3、党的机关与国家行政机关公文特定种类： ①相同的公文种类9种：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 ②党的机关公文特定种类5种：决议（用于经会议讨论通过的重要决策事项），指示，公报（用于公开发布重要决定或重大事件），条例（用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度），规定，办法，细则。其中：决议、公报、条例不适用于基层党组织。 ③国家行政机关公文特定种类4种：命令（令），适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员；公告，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项；通告，适用于公布社会有关方面应当遵守或周知的事项；议案，适用于各级人民政府按照法律程度向人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 1、公文格式适用标准 《国家行政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/T9704-1999国家技术监督局1999年12月27日修订） 2、公文用纸格式 ①公文用纸幅面尺寸：国家行政机关和党的机关公文用纸采用A4型，其用纸幅