采购及销售业务主要风险及其关键控制.pdf

采购及销售业务主要风险及其关 键控制 企业内部控制应用指引第7号 —采购业务 – 目标：促进企业合理采购，满足生产经营需 要，规范采购行为，防范采购风险。 – 定义：本指引所称采购，是指购买物资（或接 受劳务）及支付款项等相关活动。 – 主要风险 一、企业采购业务至少应当关注下列风险 • 采购计划安排不合理，市场变化趋势预 测不准确，造成库存短缺或积压，可能 导致企业生产停滞或资源浪费。 • 供应商选择不当，采购方式不合理，招 投标或定价机制不科学，授权审批不规 范，可能导致采购物资次价高，出现舞 弊或遭受欺诈。 • 采购验收不规范，付款审核不严，可能 导致采购物资、资金损失或信用受损。 二、采购业务主要业务流程 • 主要业务流程：明确请购、审批、购买、 验收、付款、采购后评估等环节的职责和 审批权限，按照规定的审批权限和程序办 理采购业务。 三、购买环节关键控制点 • 一、集中采购理念 • 二、采购业务人员定期轮岗制度 • 三、重要和技术性较强的采购业务组织专家论证 • 四、请购制度：归口管理部门、请购和审批程序、采购需求审核、采 购预算比对、采购计划 • 五、供应商评估和准入 • 六、采购方式选择 • 七、定价机制：最高采购限价 • 八、采购合同签订与跟踪报告 • 九、验收制度 • 十、采购业务记录 四、付款环节关键控制点 一、票据、单证与合同审核 二、预付账款和定金管理 三、会计系统控制：会计记录、采购记录与仓储 记录核对一致；往来款项函证 四、退货管理 付款作业 • 控制目标：及时组织资金，严格审查付款手续， 降低付款风险。按照企业内部会计制度，真实、 准确、完整地核算采购物资价值及相关债务债 权。核算记账符合国家、企业财务管理制度和规 定。 • 控制风险：核算记账不符合国家、企业财务管理 制度和规定，受到国家有关部门的罚款，企业的 会计信息不准确，加大管理成本。资金分散使 用、付款时间、付款方式、付款金额不恰当造成 资金效益的流失。多记、错记、漏记物资入库或 应付账款，导致财务报告失真、不准确、不完 整。 付款作业的组织和岗位控制 – 应付账款控制与付款控制涉及到供应商、采购 部门、验收部门、仓储部门、财会部门等组 织。在这些组织中付款人员岗位与应付账款记 录人员岗位是分离的，而他们各自又与采购人 员岗位、验收人员岗位、仓储人员岗位、核算 人员岗位相分离。 付款作业的流程控制 • 企业应对付款的流程进行严格控制，保证 付款业务应按照规定的流程进行。具体 说，企业付款的流程包括应付账款的审核 和记录、债权人请款、负责人审批、财会 部门主管审核、会计记录、与供应商对 账、出纳付款等环节等。企业应该根据各 自特点安排适合企业经营管理特色的合理 有效的流程，并控制该流程的有效实施。 内部控制案例——采购与付款案例 • 案例一： • KY公司是医药制品公司，对生产所需的原材料除价格是 主要的考虑因素之外，更为重要的是对原材料的质量要 求。当KY公司生产所需的原材料需采购时，在原材料市 场价格有较大变动或购买新的原材料品种，采购部门需重 新确定供应商时，是通过招投标方式进行的。首先从采购 部门建立的供应商档案中确定参加招投标会议的供应商 （供应商必须是经国家药品食品监督管理局验收合格后颁 发药品生产许可证的企业，这样的供应商生产的原材料应 该符合国家医药行业的质量标准），通过比较产品性价比 确定几家供应商，由KY公司的检验部门对待选供应商的 原材料样本进行检验，KY公司除执行国家医药行业的质 量标准外，也制定了本公司的质量标准，经检验后，采购 部门从中确定质优价廉的供应商。 内部控制案例——采购与付款案例