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财务共享四季度视频会议 财务共享中心物业业务组 2015年1月16日 物业费用审核业务分析 1 物业费用核算业务分析 2 问题沟通 3 付款单分布趋势 报销单分布对比 异常单据分析 时效分析 单据情况总结分析 1 四季度共享付款为2,808.3万元，占全年付款的42.6%； 四季度付款单共38,765笔，占全年付款单笔数的42.5%。 图1.1 14年4季度付款单分布趋势 月均单据量占全年的全年的8%较为合理，三季度末整体控制较好，四季度末控制较好的公司仅占10% （东莞、沈阳） 。 大量单据集中在年末报销，最突出的公司为南昌、发展、青岛、大连、武汉公司，希望各对接人能及时传递财务要求，加大对一线员工的指导。 图1.2 12月付款单笔数占全年比率 规范的费用报销，即反应了财务管理水平，也避免了年底纸质单据大量堆积的压力。 四季度总单据量为32,151笔，较三季度↑ 33%，主要集中在11-25号。 四季度单据峰值逐月前移，有助于当月单据及时付款。 不足：为督促单据及时报销，共享多次知会一线及时填单，但截止年度付款日后在途审批单据仍有982笔，占12月总单据量的7.8%，数据显示还有3000多笔跨年报销的单据未通过一线审批。 图1.3 14年第二、三、四季度单据分布趋势 总体而言：在四季度在单据量上涨32.8%的情况下，异常单据比率从2.2%下降到1.8%，如上图，12家物业公司单据质量呈良性趋势。 提升分析：重点在退扫率（由1.03%下降到0.88%）、打回退票率均持续降低。 具体公司：大连、长春、沈阳的异常率控制较好，单据质量较高； 天津、青岛、深圳四季度单据异常上升明显。 图1.4 14年第三、四季度异常单据对比 四季度异常单据比率 2.2% 三季度异常率 1.8 % 四季度异常率 一线公司K2审批时效从三季度的13.2提升到四季度的11.3，审批效率提高14.3%，部分公司为优化审批流程、提升审批时效做出的举措效果明显！ 深圳、大连、青岛、北京审批时效较快；东莞、发展、上海审批时效长期超出平均值，其审批流程设置和管理水平方面均有待提升。 图1.5 14年第三四季度平均时效 13.2 三季度平均时效 11.3 四季度平均时效 摘要问题 发票问题 附件问题 报销单标准化 2 现状：各物业公司报销人事由填写随意且不能充分表达报销事项，导致凭证摘要不能 充分表达凭证内容。(如下图) 8页 费用类型 事由模板 字数要求 举例 差旅费/交流费 时间+地点+事由 不超过15字 1月5日-7日外出深圳交流/办公/培训/参加会议 员工活动费 部门+时间+事由 不超过15字 汉阳国际11月员工活动 员工关怀费 奠仪/（结婚/独生子女）贺仪 不超过15字 结婚贺仪 探望/慰问+姓名 不超过15字 慰问张三 冬季防寒关怀/夏季防暑关怀 不超过15字 四季花城冬季员工关怀 员工生日关怀 不超过15字 员工生日关怀 员工工作餐费 部门+事由+加班误餐费 不超过15字 魅力A级夜查加班误餐费 会议费 部门+时间+事由 不超过15字 蓝山2014年总结例会 业务招待费 对外沟通费/业务招待费 不超过15字 对外沟通费/业务招待费 补贴及津贴 月份+探亲费 不超过15字 2月探亲费 异地派遣费用 月份+房租/行李托运/安家费用 不超过15字 2月行李托运费 公务用车费用 公务用车费用 不超过15字 2月公务车加油费/维修费/保养费 车辆费用/市内办公交通费 部门/个人+月份+市内办公交通费/车辆费用 不超过15字 财务管理部2月市内办公交通费 通讯费 部门/个人+月份+通讯费 不超过15字 客服助理2月通讯费汇总/2月通讯费 其他职工福利 部门+时间+事由 不超过15字 万科城10月外包服务奖励 改进：统一事由模板，规定字数。 注：详细内容可以写入K2，供领导审批时查阅。 图2.1 报销单事由模板 我们提倡 厦门物业 现状： 各公司因发票抬头的准确性影响正常报销（特别是广深区域） 第四季度因发票抬头有误导致的退单为117笔，占异常单据总量的25%。 推荐： 发放带标准发票抬头的公务卡片，有效解决发票抬头问题。 图2.2.1 厦门公司 图2.2.2 财务共享中心 沈阳物业、北京物业 希望： 一线初审岗对发票的真实性进行确认（如图）。 发票查询截图、初审岗针对发票真实性签字………. 机打≥2000元、手写≥500元、定额100元的 发票扫描岗必须签字。 图 沈阳物业发票查询 图 北京物业发票查询 我们表彰 北京物业—交通费明细表 武汉物业—差旅费明细表 我们提倡 油票报销要提供详细的里程数明细表并附上网站截图。 差旅费报销提供差旅费明细表，并按出差