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日语商务文书教程第一章 第一章 ビジネスネス文書の基本 第一節　ビジネス文書とは 　ビジネス文書とは、会社?官公庁?各種団体? 商店など、文字通り、ビジネスの場において、 やりとりされる文書のことです。しかも会社対個 人、個人対個人であっても、一方がビジネス社 会や公的立場に身を置いていることが、その内 容に大きく関わっている場合はやはりビジネス 文書として取り扱った方がいいといえます。 ビジネス文書の種類は数え切れないほどい ろいろありますが、しかし大体次の二つに 分けることができます。 社内向けビジネス文書 社外向けビジネス文書（取引文書?社交文書） 第二節　ビジネス文書の基本的構成 社内向けビジネス文書や社外向けの取引文書などで は、ほぼ、フォーマットが決められていることが多いよ うです。会社がフォーマットを決めて用意していること もあるようですし、請求書や領収証のようにたくさん市 販もされているものもあります。それならビジネス文書 は簡単だと思われるでしょうが、フォーマットが決めら れていても、理由や経過、条件などについては自分で 文書を考えて書く必要があります。社交文書などは時 と場合に応じて、一から自分で作成しなければなりま せん。 このように見てきますと、ビジネス文書といえど も自分で構想を練り、構成を考え、文章を考え て書かなくてはならないのです。つまりビジネス 文書においても結局は文章を書く力が要求され てくるわけです。その文章も、親しい友人や気さ くな知り合いに書き送るものとは違い、ある一 定のルールにのっとって書かなければなりませ ん。謙譲語や尊敬語を誤って使用したり、固有 名詞を間違ったりすることさえ、ささいなミスとは いえないのです。なぜならば、そうした誤りは会 社の不信用につながりかねないからです。 　そうとはいえ、正確なビジネス文書は誰 でも書けます。そのためには文形の基本を マスターする必要があります。 　次に、ビジネス文書の組み立てを見てみ ましょう。 ＮＯ．ｘｘ-ｘｘ-ｘｘ 　　　　　　　 ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日 ｘｘｘ株式会社　 ｘｘ部　ｘｘｘｘ　様 　　　　　　　 ｘｘ株式会社 　　　　　　　 　ｘｘ部　ｘｘｘｘ? ? 　　ｘｘシリーズ新機種のご紹介について 備考： 所属?役職は省略せず記載します。 会社宛てなら「御中」 個人宛てなら「様」 「ｘｘ山（役職）様」　　 　　　　　　　　　　　　　　　　（×） 「（役職）ｘｘ山様」 　　　　　　　　　　　　　　　　（〇） 第三節　よい文書を作るには １、「件名」は一目でわかるように表記する ２、「時候の挨拶」は定型に従って書く ３、「安否の挨拶」は個人か組織かで使い分ける ４、「感謝の挨拶」の型を正しく使う ５、「末文」を正しく書く ６、文書を短くする ７、構成は「結起承」とする ８、要点を箇条書きにする ９、一つの解釈しかできない文にする １０、表現や内容に工夫を凝らす 一、ビジネス文書を書くコツ その方法、コツは、ビジネス文書の 性格そのものの中にあるのです。 ビジネス文書には、基本的なフォー マット、一定のパターンがあります。 そのフォーマットやパターンにあ わせて書くことが、実は、速く、 正確に、分かりやすく書くコツと もいえるのです。 決まり文句や慣用語句を、 フォーマットにしたがって、 まさに型どおりに組み合わ せていけば、立派に文書が できあがるのです。 ビジネス現場では、実際、そうやって文書 を作っているはずです。上司、先輩が作っ た文書を参考にして、その一部を書き換え て、あるいは目的、状況に合わせて組み合 わせを変えて、新しい文書を作っています。 ビジネス文書の多くは、それで十分なので す。 二、ビジネス文書の常識と礼儀 第一に正確な表現であり解りやすく、 つまり読みやすい、伝えたい情報に誤 りがないということに尽きる。 相手方や、社内においていかに経費の ロスを少なくし、経費ばかりでは信頼 まで失うかもしれない。数値の誤りな どはその典型でしょう。  ７を１に間違えて伝えるよう なことでは、仮にもしその他 の文章が１００点であってもそ のビジネス文章は０点としか捉 えられなくなってしまう。  もちろん、相手との関係上を考えれば、こ れで充分かもしれませんが、しかし無味乾 燥にも考えられますし、ぞんざいな扱い にも捉えられます。 人と人の関係もそうですが、会社対会社の 関係は必ずしも上と下といった上下関係だ けではない、例えば上記ように購入者と使 用者といっ