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神州佳会（北京）国际会展有限公司 服务流程 一、会前： 1． 与会议主办方洽谈并了解会议详细的进程与安排。 2． 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方。 3． 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 二、会中 1． 会议接待：专人负责宾馆酒店报到的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。 2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。 3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 4． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。 5． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。 6． 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 7． 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 8． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 三、会后 1．结账：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结账。 2．资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。 ? 签订合同注意细节 ? ◆会议交通安排 1．站场接送 根据实际需要，按照先到集合，统一运输的方式，安排与会代表前往下榻酒店。所有交通工具的运行命令由甲方发出，并在行驶单上签字。 送站场费用同上述约定， 确认需要送站场的名单。 下列人员由会务组承担送站场费用，除此之外，均由个人承担。 需要会议期间提前送离的人员有，具体时间确认，乘用车标准确认。 2．会务交通 用车行程、与车辆的确认。 ◆会场布置 1． 会场布置 应在__月__日前预订______________________会场，并于__月__日__点前按要求完成布置： 主席台 要求鲜花____盆，____色地毯，绒布主持台，主席台设____席位，背景为____________材料，投影帘要求( ____×____)，投影仪要求____流明，配备激光指示笔(或者伸缩式教鞭)、有线/无线麦克风____个。主席台配置茶水杯(或者瓶装矿泉水)，一侧放置饮水机(配瓶装矿泉水时可不用饮水机)，主席台配备电工一名，会务服务小姐一名。双方确认：投影仪、笔、纸、茶水提供及服务人员支持包含在会场租赁成本中。 必须于__月__日__点前完成会场布置——U型、课堂式、围桌型、剧院式等供选择，安排席位不少于____个，其中前排布置需要__________，各排间距不得小于____厘米；在会场安排固定摄影点____个，需要提供饮水机____台，提供小型会晤室____个，会晤室摆设桌椅不得少于____套。会场悬挂横幅____条，内容为____________________________________。?? 会场内/外提供资料/样品展示台____个。双方确认：展示台为全新制作/租赁，规格____×____×____，单价为____元/个。饮水机由乙方免费提供，饮用水由甲方提供(乙方可代办)。 2． 氛围支持 应在__月__日__点前完成____个气球条幅悬挂，条幅内容为(__________________)规格是 ____米×____米，拱形气模____个，规格是______×______，会场内/外摆放花篮____个。同时在__月__日____×____×报纸预订____×____×版面发布相关信息(内容甲方提供)。 会场布置与氛围支持费用总计为：____________元。 3．同声翻译系统 必须于__月__日__前调试好同声翻译系统，提供____声道翻译(语种为__________)， __月__日__前应将发言大致领域及特点告诉口译员，并告诉口译员发言者国别与大致语言习惯。提供的口译人员必须在__月__日__前熟悉所需翻译的专业领域，作同声翻译时，错误率不得超过2％。发言者语速不得超过____节字/分钟。 同声翻译支持费用总计为：____________元。 ? ◆餐饮安排 双方确认，会议期间与会人员就餐地点为____________酒店____________餐厅及____________餐厅。其中中餐就餐人数不少于___人次，西餐就餐人数不少于___人次，穆斯林餐不少于___人次。早餐餐标为___元/人，正餐(中餐及晚餐)餐标为___元/人，宴会餐餐标为___元/人，早餐、正餐及宴会餐(包括西餐及穆斯林餐)食物见附件(菜谱)。会议提供的餐饮不含酒水(或者含酒水)，时间是___月___日___餐至___月___日___餐止，其中___月___日___餐为宴会餐。会议人员凭_________证件(或者餐卡)就餐。早餐形式为自助餐(或者团餐)，正餐为围桌式(