第五章 会议现场管理.pdf

教学提示： 重点：现场注册细节； 难点：各项事务安排。 第一节会议现场注册 • 第一印象与人的心情。第一印象是对不熟悉的社 会知觉对象第一次接触后形成的印象。从第一印 象所获得的主要是关于对方的表情、姿态、仪 表、服饰、语言、眼神等方面的印象。它虽然零 碎、肤浅，却非常重要。研究表明，初次见面的 最初4分钟，是印象形成的关键期。 • 场地： • 开阔、明亮、美观、快捷、周到、室内温度适宜 • ①你的仪表——干净。美国有学者发现，职业形象 较好的人，其工作的起始薪金比不大注意形象的 人要高出8％—20％。 ②你的态度——自信。自信是人们对自己才干、能 力、知识素质、性格修养，以及健康状况、相貌 等的一种自我认同和自我肯定。心理学家指出， 一个人要是走路时步履坚定，与人交谈时谈吐得 体，说话时双目有神，目光正视对方，善用运用 眼神交流，就会给人自信、可靠、积极向上的感 觉。 ③你的开场白。——微笑。 注册快捷服务要求： • 1、注册材料齐全 • 2、让代表了解注册程序（注册前工作） • 3、注册台位置安排流畅 • 4、注册台以及工作人员分工明确 一、注册台的要求 • （一）地点选择。 • 会议大厦或宾馆的大堂。 • 足够的空间（拥挤所导致的心理问题） • 注册台已经公布就不要更改（一致性问 题） • （二）注册台标志 • 会徽、会议名称缩写、举办时间、指示牌 • 等一些具有独特标示的内容。 （三）注册台的搭建 • 由标准展板搭建，分为两个区域 • 前区：可以分为不同职能的几个台：预先 注册台、现场注册台、旅游台、补交款 等。每个台的眉板上著名本台的职能 • 后区：工作间；堆放资料和文件的库房 二、注册分工  （一）预先注册（Pre-registration） 专门为那些在会前已经支付注册费的与会 者服务台。由于大部分人与会者都会在会 前注册，所以报到注册人数比较多。这个 台要长，服务人员要多。有的按字母区域 来分几个台或区。 根据估计注册人数安排工作人员。 主要工作就是核对确认信、发送资料袋 等。 （二）现场注册（On-site registration ） （二）现场注册（On-site registration ）  会前没有注册或未缴注册费的与  会前没有注册或未缴注册费的与 会者，到现场注册台注册和缴纳 会者，到现场注册台注册和缴纳 费用。 费用。  需要3，4位经验丰富的工作人  需要3，4位经验丰富的工作人 员，最好有专业的财务人员。和 员，最好有专业的财务人员。和 外语人员 外语人员  国内外的注册表要分开。  国内外的注册表要分开。  应急事项：托收汇票没有达到银  应急事项：托收汇票没有达到银 行；信用卡拒付；没有支付银行 行；信用卡拒付；没有支付银行 代办费形成差额。 代办费形成差额。 （三）旅游和票证服务 （tour and ticket service ） • 安排处理补办或退还旅游、宴会、招待会 等票务。 • 耐心和热情的工作人员和财务人员。 • 旅游台需要不断确认参加旅游的与会者的 房间号码、旅游线路、所在的旅游团等 等。 （四）领取会议文件（documents pick-up）  論文集、日程、參會須知以及禮品等。  凴票發放：相同的  不同的（需要簽名）  由於人數太多，資料巨大，所以需要安排 較多人員裝包。 （五）会议专业学术服务（scientific information）  注意的問題（專業特殊的咨詢台）：  專業活動的咨詢  預先安排的報告時間要求改動  提出特殊的設備  專業的學術問題，不但需要英語水平很高的，懂得 本專業學術的工作人員，還需要學術委員會和學術 組來協同解決。  咨詢最多的是：分會場的位置和地點