第08讲+书面沟通(便函写作).ppt

内容提纲 书面沟通概述 便函及其写作要点 写作：效率问题 写作：效率问题 高效率协作 章节 一般情况下的写作 特殊情况下的写作 目标 写得更快、更有效率 解决特殊的写作问题 策略性沟通 首先制定策略 决定是否该写 划分活动阶段 应预想到不同活动阶段会有重复 一般情况下的写作 1．收集资料 多种来源综合地收集资料 头脑风暴法、漫笔，坚持记相关笔记 内容提纲 书面沟通概述 便函及其写作要点 写作：效率问题 写作：效率问题 高效率协作 章节 一般情况下的写作 特殊情况下的写作 目标 写得更快、更有效率 解决特殊的写作问题 写作：宏观问题 把整篇文章看成一个整体，将文章结构清晰地展现在读者面前。 宏观写作 章节 具有“快速浏览价值”的文件设计 显示连接的结构化标志 有效划分段落和章节 目标 增加可读性；展示组织结构 提供逻辑流程图 组织段落与章节 方法 标题 空白 字体效果 开始／结束 贯穿全文 概括和支持 结构化标志 写作：细节问题 写作的细节问题涉及到句子和文字的选择。 写作的细节问题 章节 1．去繁求简 2．文体选择 目的 使文章更简洁 使文章的语气更合适 方法 避免冗长的重复 避免过长的句子 官样文章或商业文本 主动或被动 充满难懂的属于或相反 内容提纲 书面沟通概述 便函及其写作要点 写作：效率问题 作业3—书面沟通(便函写作) 在彩虹电子公司生产部的一个房间里，工人们正在忍受着难以容忍的闷热生产彩色电视显像管。即使在外界温度仅有28度时，生产车间内就已经是38度高温了。在6月、7月和8月三个月内，36名工人中已有24名因为无法忍受炎热而辞职。这种现象每年夏天都会发生。 在房间远处角落里，电扇前坐着一位质量检测人员（房内只有一位）。相反，生产线的工人们却正扛着10公斤重的显像管。早在两年前，彩虹还没有收购这家工厂时，作为生产主管的你就申请要求安装空调。但是管理阶层很害怕花费近300 000元将厂房连同仓库隔离并安装空调（因为仅给车间安装空调是不合算的）。 由于通货膨胀，隔离厂房和安装空调的费用已经上涨为500 000元加之工人转岗率如此之高，每年夏天工厂都要亏损。 给负责生产的副总裁吴清写封便函重新提出这一要求。 便函 便函是组织内用得最多的一种书面沟通方式。便函的写作技巧和书面沟通的写作技巧一致。 良好意愿 简洁易懂 清楚具体 便函——电子邮件 便函可以看作是在纸张上书写的电子邮件。它们的格式相似，作用相同。 尽管许多公司已用电子邮件取代了备忘录，但它仍不失为一种有用的交流形式。一张纸会比一封电子邮件更难以忽略，通常也让人觉得更为重要。然而，便函不应当作逃避与人交流的工具。 便函的格式 便函通常要打印出固定有4个标题的格式： TO：（致：） FROM： （自：） SUBJECT： （主题：） DATE：（日期：） （这四个标题的顺序可以不同） 便函常见格式 便函与信函的不同点 便 函 信 函 内部函电 外部函电 便函格式 书信格式 以本部门同事为对象 以本部门外的同事或公司外部人士为对象 部门内问题，通常有缩写 部门外问题，缩写要说明 非正式的语气(因为和阅读者熟悉) 更正式的语气(因为和阅读者不熟悉) 便函类型 说明性和肯定性便函 含有负面信息的便函 劝说性便函（其中包含“问题—答案式”的） 1.说明性和肯定性便函 假如读者对于沟通传送信息的反应基本属中立的，该通信属说明性。如果读者对我们传达的信息反应积极，该通信属肯定性。 即使是说明性通信一般也会有说服和论说的色彩。 实例分析 新的学费报销计划 说明性和肯定性通信的组材 写作要点 主题句要具体、简洁，并适合组材方式 有时需要强调读者受益处 友善的结尾 说明性和肯定性便函核查对照表 2.含有负面信息的便函写作 负面信息包括拒绝和否决，宣布政策变化得令客户或顾客不能再受益，提出可能被读者视为侮辱性或冒犯性的要求，不良业绩评估，纪律处分决议，产品退货单或不合格通知书等。 实例分析 坏天气导致的工作损失 怎样组织负面信息 含负面信息便函的组成部分 委婉语 理由 拒绝 多种选择 结尾 传达负面信息的策略 转换情景变坏为好 转换情景变坏为论说 坏消息中幽默的应用 含负面信息的便函写作核查对照表 3.劝说性便函 劝说性信函包含命令、请求、建议和推荐，以及销售或筹款信、求职信或任何试图改变他人行为的努力，如催款函、批评或业绩评估—其中你希望下属改进今后的工作表现；公益广告—为劝说人们减少酒后驾车和吸毒恶习等等。报告中如果提议实施某事当然也算劝说性的。 劝说主要靠使用对方的母语，直接或隐含地与之沟通。无论是推销安全设备还是观点，有效的说服应依靠严密的逻辑、动之以情的言辞和良好的可信度及信任。阐述的理由应是