档案整理及数字化技术参数要求.docVIP

档案整理及数字化技术参数要求 一、档案交接 供应商与采购人需各派出一名人员作为项目实体档案领取和归还的唯一交接人员，在交接过程当中必须做到清点数据清楚并建立登记台账确保双方权利，原则上是当天领取档案当天实施当天归还。 二、档案整理 档案整理是在档案扫描之前，对档案进行整理的过程。在施工前，档案在数字化前应确保整理规范，符合整理标准由加工方与客户方确认档案整理标准和扫描标准，包括页面级别的定义要求，并且形成书面材料，双方签字后备档。 三、拆档 不去除装订物影响扫描工作进行，且装订拆除后可复原的档案，可拆除装订物进行数字化。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。 扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。 四、档案分类、排序 分类:排序主要参照《干部人事档案材料分类排序说明一览表》执行 企业职工档案内容和分类： 履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料。 排列—参照干部排列要求： 按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料； 按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序； 第九类材料可根据档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：工资情况的材料、任免材料、出国、出境材料、其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。 五、编制页码 1、应对没有页号或页号不规范的档案重新编制页号。 单面印制的文件，页号从“1”开始，编写在页面的右上角空白位置，双面印制的文件，页号从“1”开始，逐页标注在有图文的页面正面右上角或背面左上角空白位置，原采用页面正面右下角、背面左下角编页的，可按原方式编页。编页不得压盖档案内容。重新编页号时，应将原页号划去以示区分。 2、筒子页档案能展开可扫一个A3幅面的编一个页号，不能展开的正面和背面必须单独编页，扫为两个A4图象；一个页面粘附有多个内容或信息时，应分别编页，分别扫描，如属不同文件应分别拟写文件题名。 3、编写页号所使用的材料不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。为了编码规范，尽量采用打码机打印页号。 4、应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。 六、技术修复 因此次有将近100年左右的退休职工档案，建国前及建国初期由于纸张质量问题，导致现在部分档案已开裂、泛黄等，因此需要完成的档案破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行压平或熨平等相应处理。要求平整页面时不得破坏档案原件固有形态，不得强行撕破档案页面。 七、档案录入与编目 根据各类别对应的材料进行信息采集、页数并编制目录，采集字段包括：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料。按照排列顺序编制卷内目录并打印出纸质卷内目录 1、根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明； 2、“材料形成时间”一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间； 3、填写份数和页数。“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写； 4、书写要求。书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误；书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。 八、档案核对 对整理好的退休职工人事档案，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。 九、档案扫描 根据档案幅面的