财务报销注意事项-财务部-厦门大学嘉庚学院.ppt

嘉庚学院财务报销注意事项 财务部 一、报销的流程介绍 二、报销的原始单据 经济业务发生后，经办人必须取得合法合规的原始凭证，合法合规的报销票据包括应税票据、非税票据。 财务部门拒绝受理的票据（发票）： 1.假票据 2.未盖财务专用章或发票专用章的票据，或只盖有出具单位行政公章的票据 3.发票类型与发生的经济业务内容不符的票据 4.超过使用期限的票据 正规发票样式 发票必须为正式发票，即发票必须有税务局或财政局监制的印戳（见发票上端正中央处），邮电、航空等行业专用票据亦为合法有效票据，且一定要加盖对方单位的发票专用章或财务印章,只有印章齐全，才能报销 。 正规发票样式 除机票、车票等只能写个人姓名的发票外，开给我校的发票上的客户栏只能填写 “厦门大学嘉庚学院”；其他以任何名称如开给我校某部或某系的发票都是无效发票。 开具增值税发票的还须填写我校纳税人识别号（350698754994216） 正规发票样式 发票的填写项目齐全、内容真实、字迹清楚，内容与实际业务完全一致。发票上应写明实际购买的物品或服务名称、规格型号、数量、单价。填开的发票不得涂改、挖补、撕毁。有误的不得涂改，须由原开票单位重新开具。 发票遗失 当发生原始票据丢失的情况，请取得票据的复印件，并且加盖对方单位发票专用章，或者取得原开出单位盖有公章的证明，并注明票据的号码、金额和内容，同时当事人应出具详细的书面报告写明事件的原委，经校领导批准，方予以报销，否则财务部可以拒绝付款。 发票粘贴要求 《票据粘贴单》粘贴各类报销的票、证、单据等，要求粘贴整齐（排列成鱼鳞状），最好不要超出粘贴单；不允许用订书钉将票据装订在粘贴纸。 不要将票据集中在粘贴单中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求。 票据比较多时可使用多张粘贴单。 对于比粘贴单大的票据或其他附件，可以以《票据粘贴单》靠左对齐粘贴或直接用回形针夹住，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。 如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先大后小或者先小后大的顺序粘贴； 粘贴参考样本 粘贴参考样本 粘贴参考样本 三、验收事项 凡购买教具、器材、低值易耗品、固定资产、图书、批量办公用品等物品，都需办理验收手续 ，验收内容必须包括货物名称、规格、数量及金额，如果物品品种、数量太多，无法在发票上列明的，应要求供货方提供物品清单，并在清单上加盖供货方发票专用章。 经办人不得验收自己购买的物品。（验收办法详见报销流程及学校的资产管理办法、验收单据向资产与后勤管理部领取） 四、其他事项 学校发生的一切经济业务，除零星物品采买、市内交通费、差旅费、外雇劳务报酬等可以用现金支付外，其他的都要以银行形式付款（转帐或者电汇），请经办人准确的填写各项信息，包括：收款单位全称、开户行、银行帐号，保证准确付款。 凡须借款的请事先到财务部填写借款单，办理借款手续，保证及时付款。 报销手续审批完整后，领取现金的财务部会发送领款通知到经办人邮箱，经办人见通知后方可到财务部领取款项；通过银行转账的由财务部直接转账。 发票报销时限：当年发生的经济业务票据原则上应在当年度内报销完毕，最迟不得超过次年6月30日 五、几类常用报销业务 耗材、办公用品类 发票要列明采购物品的品名、单价、数量，如果品种太多单张发票无法列明的，需提供销售方盖发票专用章的明细清单。超市购买的，可以提供销售方提供的明细清单或与发票金额一致的购物小票。 印刷费 需提供销售方提供的明细清单。 交通、差旅费 提供公共交通发票、的士票、经批准乘坐飞机出差的除机票外须提供登机牌、特殊情况使用滴滴打车的须打印行程单并开具与行程金额一致的发票 充值类发票不允许报销。 住宿费发票要列明住宿天数、单价。 出差报销需提供事先审批的《厦门大学嘉庚学院出差审批表》。 五、几类常用报销业务 学生获奖奖金、实习补贴等 提供学生姓名、学号、金额，审批后由财务部直接存入学生银行卡，不领取现金。 讲座等劳务费用 提供收款人的姓名、身份证号码，可提供银行账户信息，审批后由财务部直接转入对方银行卡。 六、报销单据的规范填写 这里主要介绍常用的《报销单》、《领款收据》和《差旅费报销结算单》的填写。 《报销单》用于报销有发票单据的经济事项的支出，《报销单》填写完整后需要附上发票粘贴整齐的《单据粘贴单》。 《领款收据》用于支取学生奖金、讲座课酬等不以发票单据报销的支出，《领款收据》填写完整后需要附上填写完整的《领款清单》。 《差旅费报销结算单》用于因工作需要临时到外地（厦门、漳州