员工借款及费用报销单据审核标准.PDF

员工借款及费用报销单据审核标准 更新日期：2011年7月28日 序号 业务类型 审核方向 审核要点及标准 备注 员工填单→部门审单秘书→直接主管→费用承担部门主管（如有需要）→一级部门长→总裁 其中部门审单秘书、直接主管、费用会计三个节点必须审查 1 审单流程 （如有需要）→费用会计→CFO 原始单据 2 审单时限 每个节点审单时间在2个工作日内完成，最长不得超过3个工作日 财务部每月统计并公告一次审单情况 日常费用在次月20号之前、差旅费用在出差结束后两周内、季度费用在4、7、10、1月20号 3 之前报销上季度费用 逾期报销时间在两个月以内的，需在“特殊业务说明”栏说明逾期原因；逾期时间超过两个 报销时限 必须是先填写纸质《逾期费用报销申请》，经审批后再填报 4 月的，还需提供经审批的《逾期费用报销申请表》（实际业务无法按制度要求的时间报销的 销单 且属于经常性的业务，可以通过部门事务联络文申请特殊处理） 5 每年12月之前的费用必须在当年内报销完毕，不允许延迟到下年报销 6 填单系统 海能达员工日常借款及费用报销业务必须使用安财系统 纸质单据不予受理 安财系统中的“业务说明”栏只能按照“×年×月（或季度）×费用（或借款）”的格式填 7 填单格式 不按要求填写的单据必须否决 写，其他有必要填写的内容应填写在“特殊业务说明”栏 安财系统的单据必须使用系统自带的打印功能打印单据，不允许使用截屏或浏览器上的“文 8 单据打印 不按要求打印的单据不予受理 件-打印”功能打印单据 粘贴在单据后面的A4纸必须竖向放置、多份发票粘贴在A4纸上时不能超过A4纸的宽度；同类 不按要求粘贴附件的单据不会获得财务信用分加分，附件凌 9 所有业务 附件粘贴 型或出差同一行程的票据应粘贴在一起，不同业务的票据之前应能明确区分；所有单据应使 乱无法审核的不予受理 用胶水粘贴，不允许使用订书机、别针、夹子等装订（胶水粘不牢的情况下可以加上夹子） 10 单据外观 整齐干净，不允许在单据和票据上乱涂乱画，需要备注的请贴附件说明 有涂改的单据和票据不予受理 11 发票金额必须大于或等于报销金额 12 发票上的“货物名称”不能为“礼品” 13 必须是三个月内的有效发票（中国境内的有效发票包括财政部监制的收据） 逾期报销的费用经审批后可适当顺延 14 发票要求 发票的“付款人名称”抬头必须是公司全称（中文名或英文名）