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德国电子文件管理和归档标准——DOMEA 德国电子文件管理和归档标准——DoMEA o穆林 内容摘要德国电子文件和电子档案管理系列标 准DOMEA规范电子文件从形成,流转,发送,接收,立 卷,传输,移交档案馆,电子案卷的立卷类目定义,在电 子文件中电子签名使用,电子文件格式转换,电子邮箱 管理等方方面面,是德国档案工作者和计算机专家潜心 研究结果的汇集. 关键词电子文件管理德国标准DOMEA 德国是个联邦制国家,全国档案行政管理工作部门 以前设在内政部之下,目前设在联邦政府文化与媒体特 派员办事处,全德档案工作者协会负责协调各级各类档 案馆间的业务工作.各州和地方政府有一定的权限制定 本地区的政策,地方档案工作各具特色.为避免分散式 管理带来的政出多门,互不相关的弊端,联邦政府制定 了许多强制性标准和推荐性标准来规范地方政府机关 单位,企业在电子文件管理过程中的行为. DOMEA(Dokumentenmanagementundelektronische ArchivierungimITgesttitztenGesch~ftsgang,计算机辅助 文件管理和电子归档)是德国政府机关和事业单位电子 文件管理和归档的推荐性标准,现在的版本是2005年 11月公布的2.1版,它是联邦内政部下设的信息技术协 调指导处(KBSt~)从1996年开始为无纸化办公编制的. DOMEA指导在计算机辅助条件下电子文件的流 转和归档.目前仍使用纸张为载体办公的部门,要在将 来逐步实现公文无纸化和媒体无损运行.该规范还指导 如何整理那些保存在文件服务器,硬盘和电子邮箱中的 尚未结构化的电子文件,满足电子文件管理中齐全性, 完整性,真实性,合法性的要求.DOMEA还规范在公务 电子邮件从发送,接收,转发给相关员工,办理到向电子 档案室归档的全过程一个详细的应用指南也在编写 计划中.经过多年不断修改完善,DOMEA已成为欧洲 国家中重要的电子文件和电子档案管理标准. 1.DOMEA的组成 DOMEA由下列几部分组成:《组织大纲2.1一计算 机辅助公文处理和电子归档》(2005年11月8日发 布),《扩充标准》,《要求目录2.0》(类似于我国标准《档 案管理软件功能要求暂行规定》,是KBSt从事档案管理 软件认证的基础).德国联邦档案馆,一些城市档案馆和 信息技术公司的专家参加了标准的起草工作. 《组织大纲2.1》规定了在政府和企事业单位中电子 文件和电子档案管理的原则性内容,是政府机关和单位 电子文件处理,文件传输和归档的基石. 《扩充标准》包含在《组织大纲》中没有详细讨论到 的内容,目前有下列11个扩充标准: 《虚拟收发文和公文处理系统》,《专业软件和公文 管理系统的整合》,《扫描方法》,《机关内部和机关之间 的通信》,《电子文件的归档与不归档的区分和价值鉴 定》,《电子文件归档的技术问题》,《表格管理和计算机 辅助公文处理》,《内容管理和计算机辅助公文处理》, 《支付平台和计算机辅助公文处理》,《计算机辅助公文 处理中的隐私保护》,《计算机辅助公文处理培训教材》. 这些扩充标准详细论述了电子文件管理的方方面 面,下面有选择地进行一些介绍. 《虚拟收发文和公文处理系统》研究了一个典型的 机关之间在计算机辅助条件下通过邮箱完成公文交换, 运转的情况,从文件流转的角度,讨论公文处理系统和 虚拟收发文系统间交互工作的种种情况,指导单位顺利 完成从传统纸质文件的收发文向电子文件的收发文过 渡. 《公文管理系统和专业软件的整合》详细规定了实 现公文处理系统和其它专业软件,行业软件协同工作的 技术实现方法,如元数据的管理,公文流转过程的控制, 公文制发背景信息的发送,数据迁移和XML语言的应 用等. 《机关内部和机关之间的通信》着眼于机关内部网 和机关网之间设备的互联互通,通过预先定义的交换信 息格式,避免数据瓶颈岗位,使公文处理过程中的信息 (如注办,签名)流畅地实现共享,从而实现在收文单位 自动捕获元数据;维护来源原则,把相同事由的多份电 子文件完整地移交到下一下工作岗位. 《电子文件的归档与不归档的区分和价值鉴定》介 绍了不丢失信息地长期保管电子档案的一些措施,如脱 离生成环境后电子档案真实性的措施,在机关单位应用 预先定义的统一的元数据标准,有电子签名的和加密的 电子文件的处理办法,文件形成过程中产生的背景信息 接收问题等.立档单位在立卷时区分电子文件归档和不 归档范围,区分电子文件保管期限的方法等. 《电子文件归档的技术问题》集中讨论了机关单位 在开发文档一体化系统时要考虑的问题,如文件的存 储,归档,全文检索服务器,索引服务器,缓存的设计,用 户管理,还有系统投入使用后的费用,现有数据转换为 归档文件格式,预防系统崩溃的数据保护措施等. 2.DoMEA